22/03/2018
Work Clean, czyli ucz się organizacji od szefów kuchni
Work Clean
Chwilkę temu polecałam wam do przeczytania książkę „Work Clean”. Bardzo ciekawe spojrzenie na kwestie organizacji i zarządzania czasem, bo nie powiela w kółko powtarzanych dobrych w tej właśnie dziedzinie.
Na zarządzanie sobą w czasie autor pozwala nam spojrzeć z punktu widzenia zawodowego szefa kuchni. Każdy rozdział rozpoczyna się krótką historią z życia jednego z takich szefów, potem poznajemy sposoby tego szefa kuchni na zarządzanie zadaniami i czasem, a sam autor książki podpowiada nam, w jaki sposób te metody przenieść z kuchni do pracy biurowej lub swojego życia prywatnego.
Dzisiaj odkryję wam trochę więcej szczegółów z „Work Clean”. Nie będę jednak przytaczać całych historii. Powiem wam za to, jakie pomysły i rozwiązania najbardziej mi się spodobały. Z niektórych już korzystam, inne będę testować i wprowadzać w życie. No to lecimy.
Kolejność dobrych rad jest przypadkowa i nie oznacza hierarchi ich ważności czy użyteczności. O tym musicie zdecydować sami.
Czas prywatny nie podlega negocjacji.
To on ma priorytet nad wszystkim innym.
To jego powinieneś w pierwszej kolejności planować i wrzucać w swój tygodniowy kalendarz, jeśli oczywiscie działasz na takim tygodniowym planowaniu. Dopiero potem do kalendarza trafiają wszelkie inne obowiązki.
Nie poświęcamy swoich przerw na lunch czy czasu przeznaczonego na porządne wyspanie się na dodatkową pracę. Na pewno nie jest to łatwe i pewnie nie od razu uda się wprowadzić w życie, zwłaszcza jeśli macie nawyk zostawania po godzinach. Chodzi natomiast o to, aby naprawdę zadbać o siebie. Bez odpowiedniej dozy odpoczynku nie będziesz po prostu pracować efektywnie. Kropka.
Skup się na pierwszym kroku.
To kolejna bardzo fajna zasada, którą poleca autor książki. Zamiast myśleć o celach jako o czymś, co jest bardzo rozciągnięte w czasie i przejmować się całą sekwencją rzeczy, które trzeba wykonać w drodze do celu, skupmy się po prostu na pierwszym kroku. Skupmy się na tym aby zacząć działać.
Jeśli korzystacie na przykład systemu GTD, na pewno wiecie jak ważne jest zdefiniowanie kolejnego konkretnego kroku, którym trzeba się zająć. Tak naprawdę duże projekty składają się z serii takich małych kroków. Skup się na jednym z nich – tym pierwszym, którym trzeba się zająć i dokończ go, zanim przejdziesz dalej. Taka trochę trochę metoda małych kroków.
Naucz się kończyć rzeczy, które zacząłeś.
W nawiązaniu do poprzedniego punktu, naucz się faktycznie kończyć rzeczy, które rozpocząłeś. Projekt skończony w 90% jest tak samo niedokończony jak projekt, którego jeszcze w ogóle nie udało ci się zacząć, czyli którego procent realizacji wynosi 0.
Co z tego, że rozgrzebałeś ileś zadań i wszystkie z nich się toczą, skoro szybko zaczyna brakować ci czasu aby faktycznie doprowadzić te zadania do końca? Zapobiegamy więc multitaskingowi. Dbamy o to, aby kończyć to, co zaczynamy i skupiać się na jednej konkretnej rzeczy. Jednej.
Jutro zaczyna się dzisiaj.
Kolejna dobra rada dotyczy przygotowania i planowania. Dobrym przykładem jest tutaj zazwyczaj chaotyczny poranek, kiedy prawdopodobnie szukasz różnych rzeczy i próbujesz wyrobić się z czasem, aby o odpowiedniej porze wyjść z domu. Po co serwować sobie taką dawkę stresu od samego rana, skoro wiele rzeczy można przygotować już dzień wcześniej. Faktycznie jutro zaczyna się już dzisiaj.
Pomyśl co jesteś w stanie przygotować, aby twój poranek przebiegał w o wiele bardziej zrelaksowanej atmosferze.
- Przygotuj sobie ciuchy na następny dzień.
- Przygotuj i spakuj lunch do pracy.
- Może zastanów się, czy da się przygotować wcześniej chociaż niektóre składniki śniadania, aby rano przy tej czynności spędzić jak najmniej czasu, a mieć go z kolei więcej, aby to śniadanie w spokoju zjeść.
Dla szefów kuchni przygotowanie jest kluczem do sukcesu. Kiedy w restauracji zaczyna się tzw. serwis nie ma czasu na przygotowanie wszystkich składników. Większość tej pracy została wykonana wcześniej. Teraz natomiast kucharze „składają” dania z przygotowanych wcześniej i odpowiednio pokrojonych składników.
Zacznij pracować z Checklista.
Uwaga Checklista to nie to samo co lista zadań do zrobienia czyli lista to-do. Lista zadań do zrobienia mówi ci co masz do wykonania w danym dniu lub tygodniu – jakie priorytety stoją przed tobą i czym się będziesz zajmował.
Checklista natomiast pomoże ci przy zadaniach powtarzalnych. Tworzy się ją po to, aby pracując pod presją czasu nie zapomnieć o jakimś ważnym kroku procesu. Jest to lista kontrolna.
Przygotowanie takiej listy dla danego zadania może zająć trochę czasu, ale raz włożony w to wysiłek będzie procentować za każdym razem kiedy będziesz wracać do takiego zadania.
Dbaj o czyste stanowisko pracy.
W kontekście pracy w kuchni to raczej oczywiste. Dbając o porządek już podczas przygotowywania poprawy zaoszczędzisz sobie wiele pracy później.
Co to ma wspólnego z pracą biurową i jak to zastosować pracując przy komputerze?
Po pierwsze zadbaj o swoje biurko i to jak ono wygląda. Najbardziej chodzi o to, aby rzeczy, które się tam znajdują, nie rozpraszały twojej uwagi.
Jeżeli mówimy o pracy na komputerze, to najbardziej chodzi tutaj o 1000 okienek różnych aplikacji, które prawdopodobnie otwierasz w ciągu dnia. Może warto spróbować te okienka zamykać, zamiast trzymać je otwarte bo „może się przydadzą” jeszcze w ciągu dnia, bo „może jeszcze na tej aplikacji będę musiał coś zrobić”. Zamykaj niepotrzebne okna, a szybciej znajdziesz to, co faktycznie jest ci potrzebne do aktualnie wykonywanego zadania. Zagracony pulpit utrudnia znalezienie potrzebnych aplikacji, a poza tym otwarte okna przyciągają twoją uwagę i rozpraszają.
Podobno czyszczenie biurka pomaga również w sytuacjach kiedy dopada cię panika. Jeśli nie wiesz co dalej zrobić, zatrzymaj się na chwilę i zrób porządek na biurku. Podobno pomaga. Nie miałam jeszcze okazji wypróbować, ale może faktycznie coś w tym jest.
Naucz się podejmować decyzje i wybierać.
Tutaj często chodzi oczywiście o priorytety i wybór pomiędzy różnymi zadaniami. Pojawia się moment decyzji – czym trzeba się zająć w pierwszej kolejności? Tutaj serdecznie zapraszam do cyklu wcześniejszych wpisów poświęconych różnym metodom ustalania priorytetów.
Jako ciekawostkę przytoczę tutaj to, na co zwrócił uwagę autor książki. W języku angielskim słówko decydować (decide) ma taką samą podstawę słowotwórczą jak słówka zabójstwo czy samobójstwo (homocide / suicide). Generalnie więc decyzja oznacza dosłownie zabicie jednej z opcji. 😉
Planuj swój dzień.
Stworzenie planu dnia nie powinno zając więcej niż 30 minut i najlepiej zrobić to dnia poprzedniego. Jeśli planowanie dnia zajmuje ci dłużej niż pół godziny, to jak twierdzi autor książki kierują tobą złe nawyki. Prawdopodobnie planujesz upchnąć w jeden dzień zbyt wiele zadań, albo patrząc na to z zupełnie innej strony, nie skupiasz się na samym planowaniu tylko rozpraszają cię rzeczy dziejące się dookoła.
Planowanie oczywiście powinno odbywać się codziennie.
Rada na pewno spodoba się wszystkim, którzy lubią mieć super poukładany dzień. Wiadomo, że nie każdemu taki sposób organizacji będzie odpowiadał. Pamiętajcie, że książka przedstawia zarządzanie czasem z punktu widzenia zawodowego szefa kuchni, więc jest to dosyć specyficzne podejście do tematu. Bierzcie na to poprawkę.
Wyrabiaj dobre nawyki.
Warto wyrabiać nawyki, które pomogą wam efektywniej wykorzystywać czas. O jakie konkretne nawyki chodzi? Tu już decyzję zostawiam wam, warto natomiast wiedzieć że:
- Potrzeba 40 dni nieprzerwanej praktyki, aby złamać stary nawyk
- Potrzeba 90 dni takiej nieprzerwanej praktyki, aby potwierdzić nowy nawyk
- Dopiero po 120 dniach wykonywania czegoś codziennie dana czynność faktycznie stanie się nawykiem.
Średnia pokazuje, że potrzebujemy 66 dni aby uformował się nowy nawyk.
Dla każdego z nas te liczby mogą wyglądać inaczej, ale warto o nich wiedzieć i pamiętać, że niektóre rzeczy nie staną się od razu. Trochę cierpliwości i wytrwałości.
I na dobry koniec oraz podsumowanie pamiętajcie, że doskonałość wymaga obecności człowieka. Doskonałości nie da się zautomatyzować. To dlatego ludzie wciąż chodzą do dobrych restauracji, aby spróbować doskonałych potraw.
Podobnie jest w pracy, nawet tej biurowej. Aby twoja praca była wykonana doskonale musisz tam po prostu być. Nie do końca wszystko można zastąpić maszynami czy programami komputerowymi. To prawda, że z jednej strony tzw. czynnik ludzki powoduje, że w procesach pojawiają się błędy. Ale ten sam człowiek sprawia, że usługa dla klienta wykonana jest w sposób perfekcyjny i doskonały, z uwzględnieniem wszystkich wymagań i niuansów.
I tym optymistycznym akcentem kończymy dzisiejszy wpis. Podzielcie się nim z osobami, które może zainspiruje do wprowadzenia zmian w codziennym funkcjonowaniu albo chociażby do przeczytania książki. Do usłyszenia.
0 KOMENTARZ