Slajdologia stosowana

O slajdach pisałam już nie raz. Dzisiaj przyszła pora na powrót do tego tematu. Nie ukrywam, że bardzo go lubię. Na co dzień w pracy mam ze slajdami sporo do czynienia, czy to bezpośrednio w Power Point, czy w postaci ekranów szkoleń e-learning (to w sumie też takie trochę slajdy, tylko najczęściej trochę bardziej interaktywne).

Dzisiaj o tym, jak ze slajdów nie robić telepromptera i dlaczego tak trudno nam się z tej tekstowej pułapki wydostać.

Blacha tekstu

Sam na pewno nie raz widziałeś slajdy po brzegi wypełnione tekstem. Sam na pewno takich nie robisz, ale u swoich kolegów, albo na wykładach, na pewno takie były ;).

Jako człowiek siedzący na widowni, co sobie myślisz widząc takie cuda? Bo ja najczęściej mam ochotę zaśpiewać „i co ja robię tu.…” a zaraz potem usłyszeć chórek „uuu…co ty tutaj robisz…”. No, serio.

Jeśli przed sobą mam blachę tekstu, którą na 120% prelegent zaraz zacznie czytać (i ja zresztą zacznę robić to samo, ale do tego jeszcze wrócimy), myślę sobie po prostu, wyślij mi to człowieku w mailu, przeczytam sama i będzie 3 razy szybciej.

W głowie prelegenta

To teraz szybko przełączmy się na drugą stronę tego równania. Nie zostawiajmy tego biednego prelegenta na pastwę losu. Wchodzimy do jego głowy, aby dowiedzieć się dlaczego na jego slajdach pojawia się tyle tekstu. Przedzieramy się przez zawiłości jego umysłu, aż w końcu docieramy do sedna sprawy. Odpowiedzi są dwie i to najczęściej ściśle ze sobą powiązane.

• Powód nr 1 – Boję się, że zapomnę, co miałem powiedzieć. Długo przygotowywałem się do tego wystąpienia, mam przygotowane super przykłady i nie chcę, aby stres zepsuł mi wszystko.
• Powód nr 2 – Po wystąpieniu chcę wysłać do ludzi prezentację i jeśli zabraknie na niej tekstu, to z samych obrazków przecież nie zrozumieją o co chodzi, będzie brakowało im kontekstu.

I te właśnie o to dwa powody (może jest ich więcej, ale te jakoś pojawiają się najczęściej, jak pokazuje moje doświadczenie) stają się blokadą nie do przeskoczenia – skutecznie uniemożliwiają wielu osobom przejście z komunikacji werbalnej (jakiej najczęściej uczą nas w szkole), na komunikację wizualną, którą powinny być slajdy w prezentacji.

Czy oznacza to, że przechodzimy w 100% na obrazki. Nie.
Oznacza to, dwie rzeczy, które przy okazji rozwiązują wcześniej odnalezione przez nas problemy.

Jak nie zapomnieć, co powiedzieć

Slajdy mają wspierać twoją opowieść, a nie być teleprompterem. Jeśli boisz się, że o czymś zapomnisz, nie ma najmniejszego problemu, żeby sobie zrobić notatki, zapisać przykłady, cytaty itp. Natomiast jest na to odpowiednie miejsce i są to Notatki do slajdów (slide notes).

Tam wrzucaj cokolwiek tylko chcesz.

Jak sama nazwa tej sekcji wskazuje, to są twoje notatki do prezentacji i co najważniejsze bez problemu masz do nich dostęp podczas prezentacji.

Jedyny mały warunek jaki musisz spełnić, to mieć do dyspozycji 2 ekrany (w przypadku prezentacji online) lub podpięty pod swojego laptopa rzutnik (wtedy rzutnik spełnia rolę drugiego monitora).

Mając do dyspozycji 2 ekrany, idziesz do zakładki Slide Show (Pokaz Slajdów (?) w wersji PL), upewniasz się, że zaznaczona jest opcja „Presenter View” i…

Oto co widzi twoja publiczność (tylko bieżący slajd)

A to, co widzisz ty (slajd + notatki + podgląd kolejnego slajdu)

Ot i twoje zapiski, dostępne wprost na ekranie. Bez krępacji możesz je sobie czytać. Jeśli dwóch ekranów nie masz, to co ci szkodzi sobie te notatki wydrukować i nadal spokojnie czytać, nie martwiąc się, że coś wypadnie ci z głowy.

Jak mieć prezentację i dokument

Jeśli potrzebujesz czegoś, co możesz po wystąpieniu podesłać do swoich odbiorców i dlatego na slajdy pakujesz tony tekstu (w trosce o odbiorów, żeby również po skończonej prezentacji wiedzieli, o co chodziło), to oznacza mój drogi, że próbujesz zrobić tak zwane dwa w jednym i stworzyć prezentacjo-dokument (z naciskiem na dokument).

Tutaj z pomocą również przychodzą ci notatki do slajdów. Tak dokładnie te same, które możesz wykorzystać, jako swoją ściągę podczas wystąpienia. Jeśli odpowiednio je przygotujesz, to potem bardzo łatwo wydrukujesz je w formie dokumentu właśnie.

Idziesz sobie do zakładki View (Widok), wybierasz Notes Page (strony notatek) i widzisz, jak będzie wyglądał twój dokument. Można takie właśnie slajdy z notatkami wydrukować lub zapisać jako plik PDF (poszukaj dobrze w opcjach drukowania). Gotowy handout dla głodnej wiedzy publiki.

Zły nawyk

Ja wiem, że głęboko zakorzenionego przyzwyczajenia ciężko się pozbyć. Ja wiem, że przecież jak otwierasz tego Power Pointa, no to domyślnie pojawia ci się templatka, która ochoczo każe ci wpisać tytuł slajdu i kusi domyślną listą wypunktowaną.

Ja to wszystko wiem. Ja cię nawet trochę rozumiem. Pozwól natomiast, że wyjaśnię ci, co się dzieje, kiedy masz slajdy przepełnione tekstem i dlaczego to nie ma prawa działać (albo nie działa tak, jak myślisz, że działa).

Albo słuchają, albo czytają – ty wybierasz

Musisz wiedzieć, że czytanie tekstu na slajdzie to totalnie odruch bezwarunkowy. Jeśli umieścisz na nim tekst, to nie ma bata, każdy z widowni zacznie go czytać. Mały problem, jeśli to tylko tytuł, lub jedna główna myśl. Gorzej, gdy przed sobą twój odbiorca zobaczy epopeję.

Gorzej dla niego, ale jeszcze gorzej dla ciebie mój drogi, bo jak odbiorca zaczyna czytać, to przestaje słuchać. Tak, tak nie da się jednocześnie przyjmować dwóch strumieni informacji werbalnej.

• Ty mówisz = 1 strumień audio.
• Twój odbiorca czyta (pewnie sobie po cichu wypowiadając słowa w głowie) = 2 strumień audio.

Dwa strumienie informacji werbalnej konkurują ze sobą, a co gorsza, jeśli ty do czytania ze slajdu dodajesz extra historie i przykłady, to twój odbiorca czyta slajd o wiele szybciej od ciebie, i dopiero robi się chaos. Plus frustracja odbiorcy, który przeczyta sobie wszystko co chciał i nagle zorientuje się, jak zacznie ponownie słuchać, że ty jesteś dopiero na drugim punkcie…

Nie ma natomiast najmniejszego problemu, aby jednocześnie odbierać strumień audio (mówiący prelegent) i strumień informacji wizualnej (slajd). Dlatego właśnie sprawnie zaprojektowane slajdy mają pełnić rolę pomocy wizualnej, która dodatkowo wzmacnia przekaz prezentera.

To co mam mieć na slajdach (jak nie tekst)?

No dobra, ale to co ja mam mieć na tych slajdach, skoro prawie cały tekst poszedł do notatek?

No wypadało by zrobić na nich selekcję informacji. Dobrze, gdy na slajdzie pojawia się tylko główna myśl, może jakieś pytanie.

Dobrym pomysłem są też grafiki, które możesz omówić, albo wypunktowane najważniejsze rzeczy, o których opowiesz – i „opowiesz” to magiczne słowo klucz.

Co konkretnie wrzucać na slajdy, to kolejna dłuższa opowieść i na pewno do niej jeszcze wrócimy. Możesz też poczytać wcześniejsze wpisy, gdzie trochę już o tym było, np. tu:

• Proste zasady projektowania, które na zawsze zmienią twoje slajdy
• Inne spojrzenie na slajdy i prezentację

Dzisiaj natomiast zostawiam cię z prostym rozwiązaniem dwóch problemów, które nie pozwalają przejść na jasną stronę komunikacji wizualnej.

Obojętnie czy boisz się, że zapomnisz, co masz powiedzieć, czy potrzebujesz mieć prezentację i dokument jednocześnie (bo przydał by się handout do wysłania po prezentacji) z pomocą przychodzą ci notatki do slajdów i tryb prezentera podczas wystąpień.

Zacznij z nich korzystać, a kolejnym razem skupimy się już na samych slajdach i takiej ich wizualnej formie, która wzmocni twój przekaz.

Do usłyszenia wkrótce.