15 49.0138 8.38624 1 1 4049 1 http://www.notespomyslow.pl 300
theme-sticky-logo-alt

Dr Jekyll i Mr Hyde prokrastynacji

Największy wróg produktywności to zdecydowanie odkładanie wszystkiego na później.

Nie ważne jak dobry, rozbudowany i wspaniały jest twój system zarządzania zadaniami i sobą w czasie.  Nie ważne z jakich super, hiper, ultra profesjonalnych narzędzi i aplikacji korzystasz. Jeśli dopadł cię wirus prokrastynacji to cały ten system na nic się nie zda, jeśli nie zbudujesz odporności.

Prokrastynacja to ostatnio bardzo modne słowo i wiele się na jej temat mówi. Najprościej rzecz ujmując to po prostu tendencja do nieustannego przekładania pewnych czynności na później (w różnych dziedzinach życia).

Zajmując się na co dzień kwestiami efektywnej pracy i zarządzania czasem wydawało mi się, że na ten temat wiem już wszystko i że udało mi się na różne mutacje tego wirusa uodpornić lub dobrać odpowiednie leki.
Przecież przez różne aspekty odkładania na później zdarzało mi się przechodzić.

 

Strach

Odwlekałam zadania ponieważ bałam się różnych rzeczy. Bo zadanie jest nowe, trudne, może się nie uda i będę sfrustrowana albo zawiedziona.

A z drugiej strony, co jeśli się uda i po pierwszym sukcesie przyjdą jeszcze trudniejsze zadania?

Bywało i tak, że odkładałam coś tak długo, że zostawało za mało czasu na wykonanie zadania i to właśnie stawało się moją wymówką i usprawiedliwieniem niepowodzenia.

Nie stało się to z dnia na dzień ale udało się jednak uświadomić sobie (a może bardziej przekonać samą siebie), że o wiele lepiej jest próbować i zbierać doświadczenia, a przy dużych projektach działać metodą małych kroków (Kaizen). Nie ukrywam, że strach przed nowościami skutecznie minimalizuje też dla mnie jeden z moich talentów – Learner (uczenie się).

 

Racjonalizacje 

Zdarzało mi się (i czasami nadal zdarza) wpadać w pułapkę racjonalizowania typu:

  • Pod presją pracuje mi się lepiej
  • Przecież mam tylko 10 minut to nic nie zdążę w tak krótkim czasie zrobić
  • Nie mam pojęcia jak się za to zabrać albo od czego zacząć
  • Nie mam jeszcze wszystkich potrzebnych danych więc się za to nie zabiorę itp.

Powiedzmy sobie szczerze, to są najczęściej po prostu wymówki albo przyzwyczajenie do działania w taki właśnie sposób.

Odpowiednie grupowanie zadań i planowanie okazuje się tu dobrym antidotum (praca w kontekstach z GTD, Inbox Zero, rozbijanie dużych projektów na małe i konkretne zadania).

 

Subiektywna wartość

W moich przygodach z prokrastynacją pojawiały się również chwile, kiedy przyjemny relaks dostępny tu i teraz zdecydowanie wygrywał z „nagrodą” za dobrze wykonaną pracę.

I wygrywał dlatego, że nagroda za pracę nie pojawi się już teraz zaraz natychmiast. Najczęściej jest ona odroczona w czasie, a to właśnie sprawia, że subiektywnie wydaje się mniejsza.

W takich chwilach kiedy wybierałam błogie nic nie robienie nie wiedziałam, że faktycznie zjawisko to ma związek z tzw. subiektywną wartością rzeczy i że naukowcy badają takie kwestie.

W jednym z eksperymentów (Waszyngton; lata dziewięćdziesiąte) oferowano uczestnikom dwa rodzaje nagród pieniężnych. Mieli do wyboru kwotę mniejszą ale dostępną od ręki (ok 80 USD), albo kwotę wyższą ale dostępną dopiero za trzy miesiące (ok 100 USD) i zgadnijcie co wybierali. Oczekiwanie skutecznie „pomniejszało” wartość teoretycznie wyższej nagrody, a uczestnicy w ogromnej większości przypadków odchodzili z 80 dolarami w kieszeni.

Staram się o tym pamiętać gdy staję przed podobnymi wyborami. Tu jednak nadal remis. Czasami wygrywa tu i teraz, czasami przyszłe korzyści.

Na szczęście z masą racjonalizacji oraz czasami z efektem wartości subiektywnej pomaga mi wygrywać mój wewnętrzny Achiever, który pcha mnie na przód, do działania. Nie gwarantuje to 100% skuteczności, ale na pewno pomaga.

Jeśli również do was odległa w czasie nagroda zupełnie nie przemawia, spróbujcie wyobrazić sobie odłożone w czasie konsekwencje waszego zwlekania.

Czy chwila błogiego nic nie robienia dostępna tu i teraz ma dla was większe znaczenie niż te konsekwencje? Wasza decyzja, zapewne zależna od konkretnej sytuacji ;).

 

Perfekcjonizm

I chciało by się powiedzieć, last but not least, czyli perfekcjonizm.

Z tym wirusem nadal toczę boje, przyznaję się bez bicia, a kto ze mną pracuje albo pracował to wie ;). Czasami chcę, aby było zbyt idealnie i wszystko dopięte na przysłowiowy ostatni guzik.

Z jednej strony, aby dojść do perfekcji potrzeba dużo praktyki, co automatycznie oznacza dużo podejmowanych prób / decyzji i przy okazji mnóstwo popełnionych po drodze błędów.

Z drugiej jednak strony, w głowie perfekcjonisty nie ma miejsca na błędy, co bardzo skutecznie potrafi powstrzymać przed działaniem, oj potrafi!

I co z tym zrobić? Dla mnie dużym odkryciem w tej akurat kwestii był Agile i tzw. zwinne zarządzanie projektami.

Metodyka ta przyniosła mi niebywałe poczucie spokoju i zdjęła trochę z moich barków przymus bycia perfekcyjnym. Jak sobie teraz o tym myślę, to powody są trzy:

  • Po pierwsze dlatego, że praca i priorytety są z góry określone i rozplanowanie  (idealnie, prawda?);
  • Po drugie dlatego, że w metodykach zwinnych jasno mówi się o ilości pracy, którą jesteśmy w stanie wykonać i jeśli wpada nam jakaś dodatkowa rzecz do zrobienia, to coś z naszej listy to-do musi wypaść;
  • I po trzecie, agile uczy, że tworzymy rozwiązania działające i użyteczne, a nie perfekcyjne. Wprowadzamy pierwszy prototyp i potem możemy go zmieniać i poprawiać – „Zrobione jest lepsze od doskonałego”.

Ostatnio do rozmowy na temat Agile zaprosiła mnie moja dobra znajoma –  Magda Kos**. Wynik naszej rozmowy o zwinnym zarządzaniu projektami znajdziesz na jej blogu.

 

Nieoczekiwane odkrycie, czyli Dr Hyde prokrastynacji

Na przestrzeni wielu lat, takie właśnie były moje przygody i boje z prokrastynacją.

Niektóre trwają nadal, ale co raz lepiej wiem, jak sobie radzić z odkładaniem na później.

I kiedy już wydawało mi się, że na tym polu sytuacja jest w miarę opanowana, pojawiło się coś nowego i chyba mogę nawet powiedzieć nieoczekiwanego.

Osoba dotknięta tym, o czym do tej pory powiedzieliśmy (strach, racjonalizacje, subiektywna wartość, perfekcjonizm) wpisuje się, moim zdaniem, w standardową, sztampową definicję odkładania wszystkiego na później. To taki trochę dr Jekyll prokrastynacji działający w myśl zasady „co masz zrobić dziś, zrób pojutrze – będziesz miał 2 dni wolnego”.

Jakież było moje zdziwienie, gdy pewnego dnia odkryłam, że w całej tej sytuacji jest również Mr Hyde.

Tak, tak moi drodzy. Prokrastynacjia ma jeszcze inny wymiar. O wiele trudniej go namierzyć i zauważyć bo chowa się podstępnie pod płaszczykiem planowania i systemów efektywności.

O czym mowa? O odkładaniu na później spowodowanym zbytnim zajmowaniem się samym systemem zarządzania sobą w czasie.

Dr Hyde pojawia się gdy:
  • Paranoicznie i zawzięcie planję wszystkie najmniejsze szczegóły
  • Z uporem maniaka, co 5 minut, przeglądam listy rzeczy do zrobienia i sprawdzam kalendarz, zupełnie jakby tam miało się coś w ciągu tych kilku minut pozmieniać
  • Jestem nieustannie online i non-stop monitoruję skrzynkę mailową, co generalnie nie pozwala mi realizować innych zadań bo wiadomości napływają nieustannie
  • Tracę czas na testowanie co raz to nowych aplikacji zamiast w pełni wykorzystać to co mam i dobrze znam
  • Czytam kolejną książkę o zarządzaniu czasem zamiast faktycznie nim zarządzać itp.

Te wszystkie rzeczy wyglądają bardzo niewinnie a potrafią skutecznie odciągnąć uwagę od właściwej pracy. Można w nie uciec nie zdając sobie z tego sprawy.

Jeśli więc do tej pory uważałeś, że to zupełnie normalne, dobrze się zastanów. Niby cały dzień coś tam się klika, odpowiada się na e-maile, uzupełnia listy to-do, a pod koniec dnia faktycznie prawie nic nie zrobione.

Kilka razy zdarzyło mi się przyłapać samą siebie na takim funkcjonowaniu. Odkrycie tego mojego ukrytego Mr. Hyde’a prokrastynacji było na początku przerażające. Dzięki temu mogę jednak również tutaj poszukać dobrego antidotum.

  • Pierwszym korkiem było uproszczenie mojego systemu zarządzania e-mailami i zadaniami. Korzystam od kilku już lat z systemu Getting Things Done (GTD). Na przestrzeni czasu moje podejście do GTD zmienia się jednak na coraz bardziej praktyczne i „uproszczone”, ale to już osobna opowieść.
  • Drugim będzie wprowadzenie jasno określonych momentów w ciągu dnia na odpowiadanie na e-maile. Do tej pory jakoś nie udawało mi się tego zrobić. Teraz jestem zdeterminowana. Trzymajcie zatem kciuki.

Serdecznie zachęcam Was do krótkiej refleksji na temat przyczyn waszego odkładania rzeczy na święty nigdy.

Czy wpadacie najczęściej w jedną z pułapek Dr Jekylla prokrastynacji, czy może problem tkwi w innym miejscu?

Dajcie znać, co dla Was jest Mr. Hyde’em prokrastynacji, jeśli takiego macie.

 


**Magda Kos

Specjalizuje się w projektowaniu i tworzeniu szkoleń e-learnigowych.

KOS ACADEMY jest przestrzenią, w której realizuje swoją pasję i pomaga innym sięgnąć po nowe możliwości, jakie daje e-learning. Na blogu dzieli się swoimi pomysłami, eksperymentami i inspiracjami na temat e-learningu. Znajdziesz tam też artykuły o tym, jak uczą się dorośli i jak zastosować w praktyce różne metody rozwojowe.

 

POPRZEDNI WPIS
Moje ulubione metody rozwojowe… i jedna kluczowa umiejętność
NASTĘPNY WPIS
GTD, czyli piąta generacja zarządzania czasem

Uwielbiam ciastka i inne słodycze więc mój blog również wykorzystuje ciasteczkowe pliki (tzw. cookies). Korzystając ze strony notespomyslow.pl wyrażasz na to zgodę. Szczegóły

Używamy plików cookies, aby ułatwić Ci korzystanie z naszego serwisu oraz do celów statystycznych. Jeśli nie blokujesz tych plików, to zgadzasz się na ich użycie oraz zapisanie w pamięci urządzenia. Pamiętaj, że możesz samodzielnie zarządzać cookies, zmieniając ustawienia przeglądarki

Zamknij