Zgodnie z obietnicą poniedziałkowy cykl o priorytetach. Zaczynamy od chyba najprostszej metody wyznaczania priorytetów, a w prostocie tkwi jej wielka siła. W zależności od tego z jakich źródeł korzystacie, czasami mówi się o metodzie ABC, innym razem o metodzie ABCDE. Bardzo dużo na jej temat mówi w swoich wystąpieniach m. in. Brian Tracy.

Metoda pomaga podzielić zadania na określone kategorie (oznaczane, jak się łatwo domyślić, odpowiednimi literami), a jako kryterium podziału proponuje konsekwencje jakie wiążą się z nie wykonaniem danego zadania. Dokładamy do tego dwie proste reguły i przepis na sukces gotowy.

Opisując tą metodę, nie będę podawać konkretnych przykładów zadań do wykonania. Coś, co dla jednej osoby może być ważne lub pilne, nie koniecznie musi takie być dal innych. Wierzę, że sami najlepiej ocenicie, jak to jest w waszym przypadku. W kontekście służbowym  w razie wątpliwości, zawsze możecie poprosić o pomoc swojego szefa lub kolegów z zespołu.

Czego potrzebujemy?

• Spisana lista rzeczy do zrobienia na dany dzień
• Coś do pisania jeśli używacie kalendarza/planera papierowego
• Otwarta aplikacja z zadaniami jeśli działacie w świecie cyfrowym
• Zarezerwowana chwila spokoju, kiedy nikt nie będzie wam przeszkadzał w zastanawianiu się nad zadaniami i podejmowaniu decyzji

Naprawdę warto spróbować od razu zastosować to, o czym dzisiaj mówimy, a nie tylko czytać o metodzie. Od samego czytania nic się nie zmieni, musimy zacząć działać, do czego bardzo Cię zachęcam. Długopisy w dłoń i zaczynamy przegląd listy.

Etap 1:

Przeczytaj opis wszystkich kategorii, aby zrozumieć różnice pomiędzy nimi. Każde zadanie ze swojej listy oznacz odpowiednią literą. W wersji cyfrowej możesz stworzyć sobie odpowiednie tagi, oznaczać zadania kolorami lub nadawać im kategorie – skorzystaj z możliwości, jakie daje ci twój program lub aplikacja.

Zadania A

• Ważne zadanie
• Coś co musisz wykonać
• Pociąga za sobą poważne konsekwencje jeśli nie zostanie wykonane
• Najczęściej musi być wykonane właśnie przez Ciebie osobiście

Z jednej strony mogą tu trafić twoje najbardziej wartościowe zadania, takie dzięki którym wnosisz najwięcej wartości dla firmy, w której pracujesz. Z drugiej strony, mogą to być największe wyzwania, przed jakimi będziesz miał okazję stanąć. Brain Tracy określa je jako obrzydliwe żaby, które musisz zjeść każdego dnia. Są jako pierwsze na liście, bo jak już taką przysłowiową żabę zjesz, to reszta rzeczy do zrobienia będzie wydawała się zdecydowanie łatwiejsza.

Zadania B

• Coś co powinieneś zrobić
• Niewielkie konsekwencje w razie nie wywiązania się z nich (może ktoś będzie niezadowolony, ale nie będzie tragedii)

Zasada 1: Nigdy nie zabieramy się za zadania z grupy B, jeśli na naszej liście mamy cokolwiek, co oznaczyliśmy jako A.

Zadania C

• Nie ma konsekwencji. Żadnych
• Może watro by to wykonać / miło by było to zrobić
• Nie mają w ogóle wpływu na twoje życie zawodowe i karierę
• Wypełniają jedynie czas
• Najczęściej to przyjemne „przerywniki”

Zadania D

• Zadania do wykonania, ale nie koniecznie przez Ciebie
• Coś, co można oddelegować i poprosić inna osobę o wykonanie
• Liczy się to, że zostaną ukończone, a nie koniecznie to, że takim sposobem, jaki wykorzystał byś ty sam

Zasada 2: Delegujesz wszystko co tylko możesz. Wszystko, co mogą dla Ciebie zrobić inni. Po co? Aby uwolnić swój czas na pracę nad priorytetami A, które możesz wykonać tylko ty osobiście.

Zadania E

• Zadania nieistotne
• Możesz się tego pozbyć i nie będzie miało wpływu na nic dookoła
• Eliminuje bezlitośnie takie rzeczy bo przy nich tracisz jedynie swój cenny czas

Etap 2

Jeśli w danej kategorii zadań  (A, B lub C) znajduje się kilka rzeczy, którymi masz się zająć, możesz ustalić priorytety wewnątrz tych kategorii numerując zadania (A1, A2, A3…) Cyfra jeden oznaczać będzie najważniejsze zadanie – do wykonania w pierwszej kolejności.

Etap 3:

Zabieramy się do roboty! 🙂

Brain Tracy rekomenduje, aby zakończyć jedno zadanie zanim przejdzie się do kolejnego. Większe projekty możesz więc rozpisać na małe i konkretne zadania. Nadawaj priorytety właśnie takim małym krokom, aby na bieżąco widzieć postęp swoich prac.

Moja subiektywna ocena

Zalety metody ABC

• Super prosta
• Szybka do zastosowania, praktycznie od zaraz.
• Logiczne i zdroworozsądkowe podejście do zadań i projektów
• Nie tracisz potem czasu na zastanawianie się, co dalej, czym mam się zająć, jak skończę to, co robię teraz (masz jasno wyznaczoną kolejność działania)
• Nawet jeśli zmienią się okoliczności, łatwo zmienić kolejność priorytetów
• Najlepiej sprawdza się do list zadań na dany dzień (dłuższa perspektywa czasowa może oznaczać częstsze zmiany priorytetów)

Wady metody

• Istnieje zagrożenie, że za dużo rzeczy zakwalifikujesz do kategorii A (nie kieruj się kryterium ważności tylko możliwymi konsekwencjami nie wykonania zadania)
• Wymaga ogromnej konsekwencji, aby nie zacząć zajmować się przyjemniejszymi zadaniami z kategorii B i C, zanim nie skończy się najważniejszych priorytetów z grupy A
• Coś co było w kategorii „powinienem” może szybko awansować do kategorii „muszę”, warto więc zachować zdrową dozę rozsądku i działać na bieżąco

Czy sama korzystam z metody ABC?

Tak. Moje zadania dzienne w systemie GTD oznaczane są trzema różnymi kolorami, które w zasadzie oznaczają to samo co litery A,B i C – zadania bardzo ważne, standardowe oraz mało istotne w danym dniu. Faktycznie staram się trzymać tego układu. Nie zawsze jednak wychodzi mi ukończenie wszystkich zadań z najwyższej kategorii zanim zabiorę się za te z niższej. Jakoś czasami łatwiej się zabrać za coś o niższym priorytecie 😉 .

I jeszcze wersja dla wzrokowców: