Daj sobie więcej czasu, a na pewno zrobisz mniej

Pewnie nieraz zauważyliście, że im więcej rzeczy macie na głowie, tym bardziej jesteście zorganizowani i z jakimś magicznym sposobem jesteście w stanie o wiele więcej zrobić. A czasu niby jest tyle samo?

Coś w tym faktycznie jest, że osoby które mają bardzo dużo zadań do zrobienia, potrafią się o wiele lepiej zorganizować. Działa tutaj tak zwane Prawo Parkinsona, który kiedyś powiedział, że „praca wypełnia czas przeznaczony na jego wykonanie „.

Mając więcej zadań, i tym samym o wiele mniej czasu na każde z nich, jesteś bardziej zdyscyplinowany i faktycznie kończysz, to co zacząłeś. Mając z kolei mało zadań, rozciągasz je niepotrzebnie w czasie, bo przecież nie gonią Cię żadne terminy i jest jeszcze dużo czasu, abyś się danym projektem zająć.

Nie będziemy teraz wchodzić w większe szczegóły i opowiadać sobie o tym, kim faktycznie był Parkinson i w jaki sposób powstało to jego prawo, uniwersalna zasada. Spróbujemy za to zastanowić się, w jaki sposób ta ogólna zasada da się wykorzystać w zarządzaniu czasem i zadaniami.

To skoro tak faktycznie jest, że damy zadanie rozciągnie nam się w czasie na taki blok czasowy, akurat dysponujemy, co możemy zrobić aby to prawo Parkinsona wykorzystać na swoją korzyść?Prawo Parkinsona w służbie efektywności. Najbardziej oczywistą rzeczą jest to, że trzeba będzie samemu wyznaczyć sobie granice czasowe dla pewnych zadań, tak aby nie rozciągały się one nieskończoność w czasie.

Jest kilka fajnych pomysłów, na to jak wykorzystać Prawo Parkinsona tak, aby zadziałała na naszą korzyść. Oto niektóre z nich. Warto wypróbować.

1. Wykorzystaj technikę pomodoro, czyli pracę w interwałach czasowych

Pisałam o niej już wcześniej, zachęcam więc do lektury poprzedniego tekstu – 3 błędy, których należy unikać stosując technikę Pomodoro. Znajdziesz tam więcej szczegółów. Ogólnie chodzi jednak o to, aby w 20 minutowych interwałach wykonać jak najwięcej zadań, lub popchnąć jedno konkretne zadanie jak najbardziej do przodu. Potem robimy krótką przerwę i po przerwie zaczynamy kolejny 20 minutowy interwał. Ścigamy się trochę z czasem, musimy jednak dokładnie wiedzieć, co chcemy zrobić. Dopiero wtedy metoda ta będzie skuteczna.

2. Korzystaj na maksa z produktywnych poranków

Po pierwsze pozostań offline i zajmij się najważniejszym priorytetem na dany dzień. Nie zaglądaj od razu na skrzynkę pocztową. Wykorzystaj to, że jesteś wypoczęty i pełen energii.

Możesz również do tego podejść z innej strony. Zamiast mówić sobie, że każdego dnia przebiegnę ileś kilometrów, zmień trochę myślenie o swoim celu. Postaw sobie za cel, aby tą liczbę kilometrów przebiec do określonej godziny, na przykład do 9:00 rano. Nakładamy sobie tutaj granicę czasową, której nie możemy przekroczyć i ponownie wykorzystujemy poranną energię.

3. Obiecaj sobie, że w danym dniu punktualnie zakończysz pracę i zamkniesz laptopa

Jeżeli zdarza ci się co raz częściej dłużej zostawać w biurze lub jeśli pracujesz na własny rachunek, to pewnie bardzo często siedzisz do wieczora ” bo jeszcze coś trzeba dokończyć „. Zawsze będzie coś do zrobienia. Wyznacz sobie granicę czasową. Naucz się pracować w większym skupieniu, a zobaczysz, o ile więcej uda ci się zrobić.

4. Jeśli pracujesz na laptopie, odłącz się od zasilania

Postaraj się zrobić jak najwięcej, zanim padnie ci w laptopie bateria 🙂 . Tutaj przynajmniej granica czasowo będzie bardzo wyraźna, bo po prostu wyłączy ci się komputer i nie będziesz w stanie bez końca przesuwać tej granicy. Najlepiej schowaj gdzieś ładowarkę, albo wynieś ją do innego pokoju. Wtedy nie będzie cię korciło, aby szybko ją podłączyć.

Jak dla mnie – absolutny faworyt tej listy dobrych rad 🙂

5. Wykorzystaj godziny otwarcia jakiegoś lokalu

Jeśli pracujesz z domu lub prowadzisz swoją własną firmę i lubisz pracować poza swoim mieszkaniem, wykorzystaj godziny zamknięcia jakiegoś lokalu, na przykład kawiarni, jako swoją granicę końca pracy.

6. Narzuć sobie granice czasowe na rutynowe czynności

Ogranicz czasowo rzeczy administracyjne wykonywane każdego dnia, a w szczególności odpowiadanie na e-maile i sprawdzenie skrzynki pocztowej. Nie monitoruj jej 24 godziny na dobę, bo po prostu niepotrzebnie odrywasz się od priorytetowych zadań.

Wyznacz sobie jeden lub dwa bloki czasowe w ciągu dnia przeznaczone tylko i wyłącznie na zajmowanie się mailami. I koniec. Nie zaglądaj na skrzynkę w innym czasie.

7. Znajdź sobie partnera produktywności

Poszukaj kogoś, kto będzie pilnował, że przestrzegasz narzuconych sobie zasad i limitów.

8. Wyznacz sobie niewielką „karę finansową ” za nieprzestrzeganie zasad i limitów czasowych

Jeśli zdarzy ci się pracować w nadgodzinach, wrzuć do swojej skarbonki jakąś określoną kwotę (oczywiście jeśli coś takiego cię zmotywuje).

9. ???

Aby wykorzystać prawo Parkinsona na swoją korzyść, musisz zastanowić się w jaki sposób ograniczyć czasowo swoją pracę.

Tutaj Wszystkie chwyty dozwolone.

Jeśli korzystasz z jakiejś fajnej strategii, podziel się nią z innymi na fanpage notespomysłów.

Chętnie skorzystamy z dodatkowych i ciekawych strategii.