Krótka historia uniwersalnej zasady

Markiz Vilfredo Federico Damaso Pareto, włoski ekonomista i socjolog, odkrył  w 1887r. podczas swoich badań, że we Włoszech 80% bogactwa jest w rękach jedynie 20% ludności. I chociaż do dzisiaj zasadę 80/20 nazywamy potocznie zasadą Pareto, to Pareto nie wymyślił tej zasady jako narzędzia pomocnego w zarządzaniu czasem. Zauważył on jedynie (albo aż) pewne proporcje, Analizując dane statystyczne, udało mu się zauważyć taką właśnie zależność, ale to był dopiero początek drogi zasady Pareto do podręczników zarządzania czasem.

Kolejny przystanek robimy w roku 1951, kiedy Joseph Juran, amerykański teoretyk zarządzania, publikuje „Quality Control Handbook”. W książce Juran zajmuje się kwestią złej dystrybucji zasobów. Formułuje w niej uniwersalne prawo dotyczące alokacji zasobów mówiąc o tzw. zasadzie „kluczowych nielicznych i błahych licznych”. Może angielska nazwa – vital few and trivial many – powie wam trochę więcej, mnie o wiele bardziej skojarzyła się z faktycznymi technikami zarządzania czasem, ale może dlatego, że sporo czytam w języku angielskim.

Nie mniej jednak, Joseph Juran we wspomnianym już podręczniku przytacza badania Pareto i podaje je jako jeden z przykładów, nazywając zasadę 80/20 „zasadą Pareto”. No i taka nazwa już została w naszej świadomości, bo tak właśnie była i nadal jest przekazywana i opisywana.

Warto jednak pamiętać, że to Juran, przytaczając o wiele więcej przykładów badań, sformułował ogólną zasadę „kluczowych nielicznych. i błahych licznych”, którą tak chętnie posługujemy się do dzisiaj i to nie tylko w odniesieniu do dystrybucji zasobów. Okazało się bowiem, że proporcje 80/20 da się zauważyć w wielu dziedzinach, a ponieważ zarządzanie czasem bardzo lubi wszelkiego rodzaju techniki ułatwiające nam pracę i podnoszące naszą produktywności  to założenie, że 80% naszych rezultatów powstaje dzięki 20% naszego nakładu pracy, szybko zyskało wielu zwolenników.

Magiczna proporcja i jej ograniczenia

Bazując na obserwacjach Pareto najczęściej podaje się takie właśnie proporcje (80/20), ale nie koniecznie trzeba się ich kurczowo trzymać. Proporcje mogą się delikatnie zmieniać i będą zależały od wielu czynników, nie mniej jednak, zależność nakładu pracy do rezultatów nigdy nie przekłada się jeden do jednego i warto o tym pamiętać.

To w jaki sposób znaleźć te magiczne „kluczowe nieliczne” zadania? Łatwo powiedzieć „skup się na tym, co generuje największą wartość”, gorzej zrobić. Dlaczego sporo osób ma problem z zastosowaniem zasady Pareto? Bo próbują ten fantastycznie prosty pomysł wykorzystać w złym miejscu, a on nie nadaje się do każdej jednej sytuacji. Zasada Pareto ma dwa bardzo ważne „ograniczenia”

• Po pierwsze, najlepsza jest do analizowania i wyciągania wniosków, z tego, co już się wydarzyło.
• Po drugie, co w dużej mierze łączy się z pierwszym, najlepiej sprawdza się do zadań powtarzalnych (lub stałego zestawu obowiązków, w którym takie powtarzalne fragmenty łatwo po pewnym czasie zauważyć).

Powrót do korzeni i ogromny potencjał proporcji 80/20

Wracamy zatem do korzeni, z których wywodzi się zasada 80/20. Jak zauważyliśmy na wstępnie, zidentyfikowanie tej zasady było możliwe dzięki analizie zebranych danych. Aby poprawnie zidentyfikować magiczne 20% zadań, które przyczynią się w największym stopniu do twoich efektów, potrzebujesz danych oraz statystyk właśnie.

Jeśli dopiero zaczynasz swoją przygodę z zarządzaniem czasem, pewnie trudno ci będzie zdecydować, które konkretnie czynności są najważniejsze. Zasada Pareto najlepiej sprawdzi się po jakimś czasie na danym stanowisku, lub po jakimś czasie zajmowania się określonym typem czynności. Wtedy, patrząc wstecz, bez większego problemu uda ci się znaleźć najważniejsze zadania, a odrzucić te, które co prawda pochłaniają sporo czasu, ale nie wnoszą już za wiele do końcowego rezultatu. Popatrzmy na kilka przykładów i sytuacji, w której można z zasady Pareto skorzystać:

• 20% Klientów generuje 80% zysków firmy – zgoda, ale będziesz wiedział, o których klientów chodzi patrząc na statystyki sprzedaży
• 20% sprzedawanych produktów generuje 80% zysków firmy – pokaże to dopiero statystyka obejmująca dłuższy przedział czasowy
• Podczas 20% czasu trwania spotkania ustaliliśmy 80% tego, co chcieliśmy osiągnąć – wiemy to dopiero po spotkaniu itd.

Przy zupełnie nowych projektach ciężko jest przewidzieć, co pochłonie najwięcej czasu. Mówimy tu o projektach, których nie miałeś okazji wcześniej robić ani raz. Jeśli bowiem projekt w danej firmie jest nowy, ale ty jesteś w stanie bazować na swoim doświadczeniu z podobnych przedsięwzięć, to punkt dla Ciebie – możesz wtedy posłużyć się zasadą Pareto, bo doświadczenie podpowiada Ci, co potencjalnie może się wydarzyć i na co zwrócić szczególną uwagę.

Ogólnie rzecz ujmując, zasada Pareto najlepiej sprawdzi się przy powtarzalnych czynnościach. Pomoże ci zaplanować przyszłe działania w oparciu o przeszłość i zebrane doświadczenia. Analiza dostępnych danych sprawi, że faktycznie wykorzystasz zasadę 80/20 w pełni.

I uczulam cię bardzo na to, aby nie komplikować zbytnio tej reguły lub nie zaciemniać jej prostego schematu (analizy tego, co było i wyciągania wniosków) dodatkowymi pytaniami (chyba, że odpowiedzi opieramy na danych historycznych). W wielu artykułach dotyczących zasady Pareto pojawiają się bardzo ogólne pytania, mające pomóc nam w identyfikacji najważniejszych zadań np.

• Czy zadanie jest naprawdę ważne?
• Jak ważne jest dane zadanie w porównaniu do pozostałych?
• Czy nie wykonanie zadania pociąga za sobą konsekwencje?

I sporo osób polega już na etapie udzielania odpowiedzi, bo bez danych historycznych do analizy, wróżą z fusów. Aby proporcja 80/20 zadziałała musi opierać się na danych obiektywnych, a nie naszych przypuszczeniach.

Tak, wiem – powtarzam to już któryś raz z kolei, ale to najważniejszy fundament bez którego, moim subiektywnym zdaniem, zasada Pareto nie ma po prostu sensu.

Zasada Pareto oparta na czyimś doświadczeniu

Jeśli teraz pomyślałeś, że nie ma szans, aby skorzystać z zasady Pareto zanim sam nie zbierzesz swojego doświadczenia, to mam dla Ciebie dobrą wiadomość. Dlaczego nie skorzystać z doświadczeń innych, aby zacząć działać w obszarze „vital few”? Tak, tak, potrzebujemy danych do analizy, ale możemy również znaleźć różne obszary, dla których takie dane już istnieją i ktoś je za nas przeanalizował. Bardzo zachęcam do takiego działania i wykorzystania zasady Pareto na przykład przy nauce języków.

Zastanawiałeś się kiedyś, dlaczego praktycznie dla każdego języka obcego bez problemu znajdziesz listę 1000 najczęściej używanych słówek? A no właśnie dlatego, że ktoś przeanalizował ten temat i doszedł do wniosku, że odpowiednio wyselekcjonowane słownictwo, chociaż ograniczone do koniecznego minimum, pozwoli ci zrozumieć większość komunikacji (ogólne konwersacje, bez wchodzenia w słownictwo specjalistyczne).

Czyli pojawia się nam sprawdzona zasada Pareto –  20% słów z danego języka stosowanych jest podczas 80% rozmów (i znajdziesz je pewnie w 80% tekstów). Znając 1000 najczęściej stosowanych słów np. w języku angielskim, będziesz mógł komunikować się w podstawowym zakresie.

Jeśli chodzi konkretnie o język angielski, to bardziej szczegółowe statystyki są jeszcze ciekawsze:

• pierwsze 25 słów z tej listy 1000 tworzy ok. 30% wszystkich tekstów w języku angielskim
• pierwsze 100 słów to już 50% tekstów (szok!)

Oczywiście, że samo słownictwo nie wystarczy. Aby budować dobre i poprawne zdania przydało by się trochę gramatyki. Jednak na początku warto poznać najczęściej stosowane słowa, aby zacząć od solidnej bazy, która da nam największy zwrot z naszej inwestycji czasu i która pomoże szybko odnieść małe sukcesy (= motywacja do dalszej nauki).

Tak więc, obojętnie czy bazujecie na swoim własnym doświadczeniu, czy korzystacie z analiz i wniosków innych specjalistów, stosujcie zasadę Parto, aby optymalizować swoje przyszłe działania.