Wyobraź sobie…

Wyobraź sobie, że miałeś dziwny sen. Jak to w snach bywa, nie do końca wiesz jak to się stało, ale siedzisz właśnie za sterami największego samolotu pasażerskiego na świecie. Wieża kontrolna właśnie dała pozwolenie na start, ale ty o zgrozo, nie masz zielonego pojęcia do czego służą otaczające się kontrolki, lampki, wskażniki i wszystkie inne świecące i migające cuda. Co teraz?

Teraz pomyśl przez chwilę… Czy byłeś kiedyś w swoim zawodowym życiu w podobnej sytuacji? I nie, nie chodzi o to, czy jesteś pilotem 😉 Zastanów się dobrze…

Analogiczne sytuacje są bliżej niż myślisz

Chodzi o takie momenty, w których siadasz przed laptopem i czujesz się jak dziecko we mgle. Nie do końca wiesz, z którego „przełącznika” skorzystać, aby uzyskać konkretny rezultat, albo coś, co miało być szybkim zadaniem, właśnie przerodziło się w never-ending story.

Analogiczne sytuacje są bliżej niż myślisz. Moim skromnym zdaniem, masz ogromną szansę na podobne uczucie przytłoczenia i dezorientacji za każdym razem, kiedy:
A) Dostajesz do rąk nowiuteńką aplikację. Najnowsze cudo techniki, które ma rozwiązać całe mnóstwo problemów, pomóc się zorganizować, tworzyć lepsze prezentacje itd. itp. (wstaw tutaj, to co prawdziwe dla Ciebie)

B) Kiedy próbujesz skorzystać z aplikacji, którą od jakiegoś czasu masz, ale nie do końca nauczyłeś się, jak z niej efektywnie korzystać.

Po co o tym mówimy?

Szczególnie sytuacja numer dwa jest krainą, w której następuje zakrzywienie czasoprzestrzeni, i w której czas zdaje się przyspieszać – nagle przez dłuższą, a nawet bardzo długą chwilę, pracujesz nad czymś, co osobie wprawnie posługującej się danym programem, pewnie zajęło by 1/3 twojego czasu.

Czy to znaczy, że trzeba być ekspertem od absolutnie każdej aplikacji? Oczywiście, że nie. Ale będę się upierać przy tym, że jeśli pracujesz w korporacji, to ekspertem wypadało by być w typowych aplikacjach biurowych (Excel, Word, Power Point czy inne ich odpowiedniki) oraz znać na wylot (powtórzmy jeszcze raz – na wylot!) program pocztowy, z którego korzystasz. Tak, tak znowu wasza ulubiona skrzynka mailowa. No nie uciekniemy od niej.

Czy omówimy dzisiaj którąś z aplikacji bardziej szczegółowo? Raczej nie. Chętnie podpowiem Ci, jak lepiej zarządzać skrzynką e-mail oraz jak sprawniej korzystać z Power Pointa, ale to tematy na osobne wpisy, albo nawet całe serie tips & tricks.

Dzisiaj proponuję serię pytań, nad którymi warto się zastanowić mając przed sobą jakąś wybraną aplikację czy program. Podam Ci pytanie i przykład tego, z czego sama korzystam w rożnych programach. Nie zawsze musisz odpowiadać na wszystkie pytania, ale mam nadzieję, że chociaż niektóre Ci się przydadzą. Gotowy?

Zastanów się

Jakie opcje w twoich programach pozwolą ci pracować szybciej?

• Outlook – Search Folders, Flagi, Kategorie;
• Power Point – całe menu wyrównywania i rozmieszczania obiektów na slajdzie w równych odstępach

Jakie opcje pomogą ci chociaż minimalnie zautomatyzować pracę?

• Outlook – Quick Steps, Reguły
• Power Point – Zmiana domyślnej palety kolorystycznej i czcionek, malarz formatów, kopiowanie i dublowanie sformatowanych obiektów

Jakie opcje i ustawienia sprawią, że aplikacja będzie lepiej dostosowana do twoich potrzeb?

• Outlook – conditional formatting, zmiana koloru czcionki dla przeczytanych wiadomości na jasny siwy kolor – mniej rzucający się w oczy 😉

Co pozmieniać w ustawieniach domyślnych?

• Program pocztowy i czat firmowy – wyłączyć powiadomienia głosowe i wyskakujące okienka informujące o nadejściu nowej wiadomości, zmienić domyślny język aplikacji i autokorekty; zmiana widoku kalendarza na bloki 10 lub 15 minutowe (a nie domyślne 30 lub 60 min)

Jakie powiadomienia włączyć / wyłączyć?

• Wyłączyć wszystkie głosowe !!! Absolutnie wszystkie! – największe rozpraszacze na świecie.
• Dostosować powiadomienia z kalendarza – na ile minut przed spotkaniem mają się pojawiać (jeśli w ogóle) i nie musi to być domyślne 15 min.

Z których opcji korzystasz najczęściej?

Może warto wyciągnąć je jako przyciski na pasek zadań, który cały czas masz widoczny? Większość aplikacji daje możliwość dodawania przycisków na górny pasek skrótów. Nie musisz tam mieć tylko domyślnych przycisków. Dodaj te, których najczęściej używasz.

• Power Point – rozpoczynanie pokazu slajdów od aktualnego slajdu, a nie od początku – przydatne przy sprawdzaniu widoku pełnoekranowego i testowaniu animacji. Nie trzeba przeklikiwać całej prezentacji od początku 🙂

Jak zmienić widok w aplikacji, aby lepiej wykorzystać miejsce na ekranie i aby praca była łatwiejsza?

• Programy pocztowe – podgląd wiadomości z boku czy na dole, a może całkiem wyłączony?
• Power Point – wielkość miniatur slajdów i pola na notatki można z łatwością dostosować, aby uzyskać więcej miejsca na ekranie

Jak pozmieniać kolory, aby to, co dla ciebie ważne wychodziło na pierwszy plan?

Tutaj radosna twórczość własna

Jakich skrótów klawiszowych możesz użyć, aby ograniczyć „klikanie” po zakładkach menu?

Temat rzeka i zależy od konkretnego programu, który macie.

I tak dalej… I tak dalej…

Działaj i zmieniaj

Daj sobie trochę czasu na zabawę w różne opcje i ustawienia. Do tych fabrycznych, domyślnych opcji zawsze można wrócić, ale nie jesteś przecież jak wszyscy inni. Masz swoje własne potrzeby i styl pracy. Może być tak, że w konkretnej aplikacji czy programie, cały czas korzystasz z ograniczonej liczby potrzebnych ci opcji – też spoko. Nie musisz od razu zgłębiać wszystkiego, ale pomyśl, co zrobić, żeby mieć te opcje bardziej „pod ręką”?

Nie muszę Cię chyba przekonywać, że taka z pozoru niewinna zabawa w opcje aplikacji ma spory potencjał, aby przynieść ci duże oszczędności czasu, pracę lepszej jakości, większą pewność siebie, pole na więcej kreatywności...

Podane w dzisiejszym wpisie przykłady zmian w ustawieniach  działają całkiem dobrze dla mnie. Może Tobie również się przydadzą. Generalnie życzę Ci dobrej zabawy podczas odkrywania różnych ciekawych opcji programów, z których na co dzień korzystach 🙂

Do jakich aplikacji przydało by się wam trochę trików i podpowiedzi oszczędzających wasz czas? Dajcie znać w komentarzach.