Skąd ten temat?

Okej, dawno mnie tutaj nie było, więc czas najwyższy żeby na blogu pojawiły się kolejne wpisy.

Kilka miesięcy pracy w domu, koordynowanie dosyć dużego projektu w korporacji, parę książek po drodze i w świetle reflektorów, w centrum mojego zainteresowania, pojawił się temat motywacji.

Jeśli potrzebujecie dobrego kompendium wiedzy na ten temat, to serdecznie polecam książkę ” Drive. The surprising truth about what motivates us.” Daniel H. Pink.

Ja dzisiaj będę skupiać się na jednym z tematów związanych z motywacją, a mianowicie na autonomii. Bardzo lubię poznawać obie strony medalu, a w temacie autonomii i motywacji taką perspektywę mam.

Moje dwie perspektywy

Z jednej strony interesuje mnie, co powoduje, że sama jestem zmotywowana i po prostu „mi się chce”. Z drugiej strony, moja praca zawodowa często wymaga ode mnie koordynowania projektów. Wypadałoby, żeby menadżer projektów wiedział, co motywuje ludzi.

Z takiego wychodzę założenia. Przecież zwiększa to jego szansę na powodzenie projektu. Część pracy wykonuje sam Project Manager, ale to tylko niewielka część. Za większość zadań odpowiadają zazwyczaj inne osoby.

Te dwie perspektywy będą się dzisiaj mocno przeplatać ze sobą. Nie wiem, czy będę je potrafiła całkiem oddzielić. Dla mnie one się cały czas przenikają. A ty, nawet jeśli nie prowadzisz większych projektów, mam nadzieję, że w dzisiejszym wpisie znajdziesz sporo wartościowych treści dla samego siebie. No to zaczynajmy.

Wstępne założenia

Pierwsze, podstawowe założenie na dziś jest takie, że wyrzucamy całkowicie z naszego równania motywacyjnego aspekt pieniędzy. Pracownicy muszą być dobrze wynagradzani za swoją pracę. Co do tego na pewno nikt nie ma wątpliwości. Generalnie, powinni zarabiać tyle, aby nie musieć martwić się o pieniądze, ale móc całkowicie skupić na swojej pracy.

Drugie ciekawe założenie jest takie, że każdy z nas ma naturalnie wbudowane niektóre zachowania. Taki można powiedzieć Default Setting, który niestety bardzo mocno zmienia się przez to, w jakim środowisku się obracamy i czego się od nas wymaga.

Jednym z takich ustawień domyślnych jest to, że jako ludzie jesteśmy z natury ciekawi i sami lubimy decydować, co chcemy robić. I o tym właśnie dzisiaj będzie. Będzie o autonomii.

3 wewnętrzne motywatory

Daniel Pink wymienia trzy podstawowe wewnętrzne motywatory, jakie siedzą w każdym z nas. Jest to:

• bycie autonomicznym,
• stanowienie o samym sobie,
• potrzeba połączenia z innymi ludźmi, pracy z nimi.

Spośród tych trzech rzeczy, autonomia podobno jest najważniejsza. Jest najważniejszą z tych trzech potrzeb, która powinna być zaspokojona, aby nam się chciało.

Autonomia w biznesach

Jak sobie radzą z tym w różnych firmach? Pomysłów jest co najmniej kilka. Jednym z nich jest na przykład nienormowany czas pracy. Krótko mówiąc, pracuje się bardziej projektowo i rozlicza konkretne, „dowiezione” efekty. Nie chodzi tu o siedzenie 24/7 przy pracy.

Po prostu nie trzeba trzymać się sztywnego grafiku, na przykład od 9:00 do 17:00. Umawiamy się na wykonanie konkretnego zadania,a ty możesz przyjść kiedy chcesz, możesz zrobić sobie przerwę, możesz wyjść kiedy chcesz. ALE… jesteś odpowiedzialny za projekt, który prowadzisz i za rezultaty.

Pewnie część z was zaczęła trochę takiego systemu doświadczać przez ostatnie miesiące pracy zdalnej z domu. Ma to swoje plusy i minusy ;).

Innym pomysłem, na jaki managerowie wpadli w różnych firmach, jest umożliwienie pracownikom przeznaczenia jakiegoś procentu ich czasu pracy na zajmowanie się tym, czym chcą. I wcale nie musi to być nic związanego z codziennie wykonywaną pracą. Generalnie ludzie mogą wymyślić sobie jakikolwiek projekt i pracować nad nim, powiedzmy jeden dzień w miesiącu.

Podobno dzięki takiej możliwości powstało bardzo dużo pomysłów i „wynalazków”, z których korzystamy dzisiaj, można powiedzieć na masową skalę. Uwolniona dzięki autonomii kreatywność dała nam na przykład sticky notes, czyli wszechobecne dzisiaj karteczki samoprzylepne – nieodłączna część szkoleń, spotkań, warsztatów itp. Kto by pomyślał, co?

Tradycyjne zarządzanie kontra autonomia

Bardzo ciekawą rzeczą jest to, że zarządzanie, takie bardzo tradycyjne zarządzanie, gdzie najczęściej mamy do czynienia z mega kontrolą i nadzorem – taki wiecie, micro-management w czystym wydaniu (no niestety tak najczęściej nadal jest) – powoduje, że uruchamia nam się mechanizm wykonywania konkretnych poleceń. Autonomia znika wtedy zupełnie co często kończy się trochę wyuczoną bezradnością – jak mi nie powiesz konkretnie, co mam zrobić, to po co mam się wysilać…

Autonomia w rożnych obszarach

No więc w pracy zdecydowanie potrzebna nam jest autonomia. Tu się chyba zgadzamy, co?

Mówi się o tym, że ta autonomia potrzebna jest w czterech aspektach naszej pracy. W języku angielskim oczywiście zgrabnie mówi się o czterech „T”, i są to:

• Task (zadanie)
• Time (czas)
• Technique (technika / sposób wykonania)
• Team (zespół)

Okazuje się, że bardzo lubimy sami decydować o tym co będziemy robić, kiedy będziemy wykonywać nasze zadania, w jaki sposób jest wykonamy, a jeżeli to tylko możliwe, z kim będziemy pracować.

Co nam to daje? Z mojego, czysto subiektywnego punktu widzenia, jest kilka bardzo ważnych korzyści bycia autonomicznym w swojej pracy.

Korzyści autonomii

Jeśli mogę wybrać, czym się zajmuję, to jestem w stanie skupić się na rzeczach, które wykonuję bardzo dobrze, w których jestem ekspertem. Po pierwsze, istnieje bardzo duża szansa, że lubię to robić. Po drugie, rezultat na pewno będzie bardzo wysokiej jakości i wykonany raczej szybko (tu zakładam że w danej dziedzinie mam już spore doświadczenie). Korzystam ze swoich mocnych stron.

Jeśli mogę również wybrać kiedy wykonuje swoje zadania, to jestem w stanie naprawdę efektywnie zorganizować swój dzień. Mogę dostosować go do mojego rytmu pracy. Wiem, kiedy jest najlepsza pora na pracę kreatywną, a kiedy po prostu muszę usiąść ze słuchawkami na uszach i wziąć jakieś proste, powtarzalne zadanie, bo na niczym innym w danej chwili nie będę w stanie się skupić.

Autonomia w kwestii techniki, czyli sposobów wykonywania zadania, powoduje, że to ja czuję się ekspertem. Mogę korzystać ze swojego doświadczenia, zwłaszcza jeżeli pracowałam już na podobnych projektach. Wiem, czego się spodziewać, gdzie mogą pojawić się problemy i jak pewne rzeczy zrobić szybko i dobrze. Mam również swobodę w tym, jak swoją pracę zorganizuję, czy potrzebuję śledzenia postępów zadania itp.

No… ale nie wszyscy są od razu ekspertami w swojej dziedzinie, prawda? No i w sumie dużego problemu tutaj nie ma, bo autonomia pozwala również uczyć się w praktyce, uczyć się na własnych błędach. Jeżeli tylko taka możliwość istnieje, to on the job training, jest najlepszą opcją ever, ale żeby to się mogło zadziać, trzeba dać pracownikowi trochę wolnej ręki.

No i w końcu, jeśli mogę wybrać osoby, z którymi pracuję, to raczej wybiorę te, z którymi dobrze się dogadujemy. Już na wstępie projektu eliminuję tym sposobem niepotrzebne konflikty. Albo dobieramy tak zespół, żeby mieć ekspertów od różnych rodzajów zadań, które w danym projekcie będą nam akurat potrzebne.

Ile autonomii  w autonomii?

Z punktu widzenia pracownika, autonomia jest oczywiście super, biorąc pod uwagę wszystkie rzeczy wspomniane wyżej. Natomiast należy pamiętać, że wolność wyboru wiąże się z dużą dawką zaufania i odpowiedzialności.

Czy będą takie osoby, które otrzymując autonomię będą się po prostu obijać? No pewnie, że tak. Niemniej jednak, wydaje mi się, że w większości przypadków, autonomia jednak zadziała na plus, a pracownik ją naprawdę doceni. Chyba nikt nie lubi, jak ktoś stoi mu za plecami, zagląda przez ramię i średnio co kilka minut pyta „daleko jeszcze?” / „zrobiłeś już to”?

Z punktu widzenia managera projektów, zawsze pojawi się pytanie o ilość tej autonomii. No bo z jednej strony, chcę mieć zmotywowany zespół, chcę mieć konkretne efekty, a z drugiej strony jednak kontroluję całość przebiegu projektu, więc zarządzania i nadzoru nie da się tutaj całkiem wyeliminować.

Daniel Pink nie wyjaśnia niestety szczegółowo, jak tą autonomię dawkować. I dla mnie w tym miejscu, mój drogi czytelniku, fantastycznie wchodzi, cały na biało, framework tak zwanego przywództwa sytuacyjnego (situation leadership).

On pomoże ci odpowiedzieć na pytanie, czego konkretnie dany pracownik, w danej konkretnej sytuacji (bo to jest też bardzo ważne) potrzebuje. Czy jest to:

A) jasna instrukcja (krok po kroku)
B) konsultacja (częste upewnienie się, czy idzie w dobrym kierunku)
C) wsparcie (z czasami zadawanymi pytaniami lub prośbą o pomoc)
D) delegowanie (określenie zadania i pozostawienie wolnej ręki)

Przywództwo sytuacyjne dodaje więc ten dodatkowy element, łączący się bardzo mocno z autonomią. Pomaga szybko określić, jak bardzo pracownik potrzebuje konkretnych wskazówek i podpowiedzi, a jak bardzo potrzebuje właśnie tej swojej autonomii, no i ile w tym wszystkim powinno pojawić się kontroli i zarządzania.

Na dobry koniec

Miało być o jednej książce, a skończyło się znowu na łączeniu różnych kropek z różnych miejsc. Ale tak to trochę działa, mój drogi. Nie ma jednego modelu, który super całościowo opisywał by dane zagadnienie. I z takiego też założenia wychodzę, że naprawdę warto poznawać różne narzędzia, a potem łączyć je ze sobą i co najważniejsze, sprawdzać, co działa w praktyce.

Tak więc autonomii mówię zdecydowane tak. Sama ją bardzo lubię i doceniam tą wolną rękę w różnych zadaniach, którymi mam okazję się zajmować. Jednocześnie, lubię czasami wracać do tego etapu pod tytułem „potrzebuję konkretnej instrukcji” – najczęściej wtedy, kiedy robię coś pierwszy raz, albo chcę upewnić się, że zostały wzięte pod uwagę wszystkie ważne czynniki.

W zarządzaniu projektami dawanie innym autonomii również się sprawdza, tylko trzeba dobrze określić, ile jej potrzeba, a ile ma być wsparcia i pomocy. I tak, zdecydowanie wymaga to dobrej komunikacji. Czasami nie jest idealnie. Czasami potrzeba czasu i zbudowanego zaufania, ale… naprawdę warto.

Jeśli masz w zespole dobrych specjalistów, to upewnij się, że autonomia nie zniknęła za kurtyną nadzoru i micro-managementu, pozytywne rezultaty mogą cię zadziwić.

p.s.
Model przywództwa sytuacyjnego, wspomniany tutaj tylko pokrótce, to zdecydowanie temat na kolejne wpisy. Jeśli tylko was to zainteresuje, chętnie o nim opowiem.