W tym tygodniu metoda wyznaczania priorytetów, która szczególnie przyda się przy planowaniu i realizowaniu dużych projektów, czyli metoda MOSCOW. Zanim przejdziemy do szczegółów  warto na wstępie podkreślić dwie kwestie.

• Po pierwsze i najważniejsze, MOSCOW zadziała tylko dla projektów mających z góry określony czas realizacji. Jeśli masz uczulenie na słowo „deadline”, to tutaj go musisz mieć i kropka. Bez terminu końcowego (nieprzekraczalnego terminu końcowego) zabawa z tą metodą nie ma sensu. Przekonacie się o tym za kilka chwil, jak omówimy sobie szczegóły.

• Po drugie, metoda ta wymaga dużej współpracy z klientem oraz ciągłej z nim komunikacji. To właśnie Klient, niezależnie od tego kim jest, pomaga nam wyznaczyć priorytety. Może to być klient zewnętrzny, dla którego świadczysz usługi. Może być to klient wewnętrzny, czyli inne osoby wewnątrz twojej firmy, dla których coś robisz. Klientem możesz być również sam dla siebie, jeśli masz ochotę skorzystać z MOSCOW przy realizacji swoich własnych celów. Będziesz się wtedy musiał dogadać sam z sobą.

MoSCoW rozszyfrowane

Metoda MOSCOW powstała w 1994 roku i stała się bardzo popularna w kręgu tzw, zwinnych metodyk zarządzania. Jedną z nich jest Agile, o którym więcej możecie poczytać tu: rozmowa o zwinnym zarządzaniu projektami ).

Metodyki te zakładają  że w danym projekcie mamy z góry określony budżet oraz czas. Skoro więc nie możemy zmieniać tych dwóch czynników, pozostaje pytanie, ile uda nam się faktycznie w tym założonym budżecie i czasie zrealizować. W naszym projekcie może się zatem zmienić zakres. Nie będziemy jednak z naszego projektu wyrzucać przypadkowych zadań lub produktów.

Na samym początku jego realizacji, usiądziemy z klientem i poprosimy go, aby pomógł nam określić, co koniecznie musi zostać zrobione, co jest jedynie miłym dodatkiem, a czego tym razem nie będziemy dostarczać.

Poszczególne litery ze słowa MOSCOW oznaczają właśnie takie różne kategorie zadań.

Jak łatwo zauważyć litery „o” zostały tu dodane celowo, aby powstało łatwe do wymówienia słowo. Czasami zapisuje się je małymi literami, ale nie jest to konieczne.

W odróżnieniu od metod, w których priorytety oznacza się po prostu literami lub cyframi (e.g. Metoda ABCDE) nie mającymi jakiegoś dodatkowego znaczenia (poza nadawaniem zadaniom wartości), tutaj za literami stoją konkretne słowa i konkretne znaczenia. Dzięki temu trochę łatwiej dyskutować o tym, co faktycznie jest ważne i uzasadniać dlaczego tak właśnie jest.

MUST

Wszystkie zadania zakwalifikowane do tej kategorii muszą zostać zrealizowane. Są to najważniejsze wymagania projektu, kluczowe kwestie, które bezwzględnie trzeba zrealizować w 100%. Wymagania oznaczone przez naszego klienta jako „must”, nie podlegają negocjacji. Bez nich projekt będzie, mówiąc wprost, totalną klapą.

Samo słówko MUST możemy również rozwinąć. Oznacza ono Minimum Usable SubseT czyli tzw. najmniejszy użyteczny podzbiór.  W przypadku tworzenia rozwiązań i produktów  będzie to minimum dostarczonych rozwiązań, dzięki którym nasz produkt będzie spełniał swoje funkcje (czyli po prostu będzie działał). W kontekście zarządzania zadaniami, podzbiór MUST to nasze  minimum zrealizowanych zadań, dzięki którym uznamy, że nasz projekt został zrealizowany.

SHOULD

To z kolei zadania jakie powinny zostać zrealizowane, jeśli jest to tylko możliwe. Są to nadal rzeczy o wysokim priorytecie. Teoretycznie można z nich zrezygnować i, tak jak powiedzieliśmy przed chwilą, projekt i tak będzie gotowy, ale zazwyczaj brak ich realizacji będzie się wiązał ze sporymi kosztami, a tych zwiększać raczej nie chcemy (pamiętajcie, w zwinnych metodykach zarządzania projektami czas i budżet to constans).

Zadania MUST  + zadania SHOULD  = poziom realizacji projektu oczekiwany przez Klienta.

Niestety często błędnie zakłada się, że tylko wystarczy jedynie skupić się na tym, co dostarczone być musi  (must). Tymczasem, chcemy wykonać wszystko z 2 kategorii, a w trakcie realizacji w pierwszej kolejności wykonujemy Must, potem dopiero zabieramy się za Should.

Czasami zadania z tej kategorii mogą być równie ważne jak Must, ale trafią tutaj ze względu na chronologię i kolejność realizacji zadań. Moment rozpoczęcia realizacji zadań „should” można bowiem odłożyć w czasie bez szkody dla całości projektu.

COULD

Trzecia kategoria zadań, to zadania nie mające charakteru krytycznych dla powodzenia projektu. Nic się tak naprawdę strasznego nie stanie jeśli nie zostaną zrealizowane wcale. Często są to rzeczy, które potocznie mówiąc, fajnie by było mieć. Takie małe usprawnienia, dzięki którym nasz klient był by bardziej zadowolony. Pamiętać tu jednak należy, że bez tych dodatków cały projekt i tak zostanie zrealizowany.

COULD to kategoria bardzo lubiana przez perfekcjonistów, co to muszą najmniejsze szczegóły w swoich zadaniach dogrywać, zamiast skupić się po prostu na dostarczanych rezultatach i działających rozwiązaniach. Działających! Nie koniecznie perfekcyjnych.

WON’T (have this time)

Zadania, których nie uwzględniamy w harmonogramie naszych prac. Najczęściej takie, które przyniosą najmniejsze korzyści i co nawet ważniejsze, nie wpływają zupełnie na to, czy projekt się powiedzie czy nie (nie zrealizowanie ich nie pociąga za sobą praktycznie żadnych konsekwencji).

Zapytacie pewnie, po co definiować coś, co tak naprawdę nie jest częścią realizowanego projektu lub opracowywanego rozwiązania. Mamy tutaj dwie korzyści:

• Po pierwsze, uzgodnienie tego na początku realizacji projektu, uchroni nas przed co raz to nowymi pomysłami naszego klienta na to, co chciałby jeszcze od nas dostać. Zawsze możemy odwołać się do naszej umowy i przypomnieć, co w zakres projektu nie wchodzi.
• Z drugiej strony, rzeczy którymi nie zajmiemy się teraz mogą być podstawą do kontynuowania naszej współpracy z klientem w przyszłości. Może uda się nam zrealizować kolejny projekt, gdzie obecne wymagania WON’T staną się wymaganiami MUST? Kto wie.

Rozkład zadań

Jak więc widzicie, metoda MOSCOW to świetne narzędzie pomagające określić jedno wspólne rozumienie priorytetów w projekcie. Jeśli nad projektem pracuje zespół, to bez problemu każdy z jego członków widzi, na które kwestie klient kładzie największy nacisk, bo przynoszą mu największą wartość biznesową.

Wkładając zadania z konkretnego projektu w opisane wyżej kategorie, trzeba zwrócić uwagę, aby nagle nie okazało się, ze wszystko jest wymaganiem krytycznym. Sugerowany procentowy rozkład zadań w kategoriach wygląda następująco:

Realizacja projektu przetłumaczona na MOSCOW

Tyko MUST

• Poniżej oczekiwań klienta, ale nadal broni zasadności projektu
• Często po ustaleniu priorytetów zgodnie z tą metodologią błędnie przyjmuje się, że minimum realizacji projektu to same MUSTy

MUST + SHOULD

• Oczekiwana jakość
• Zadania z obu tych kategorii powinny zostać wykonane, aby można było mówić o sukcesie projektu
• Tego spokojnie może oczekiwać od nas Klient
• Te dwie kategorie razem oznaczają rzeczy, które przyniosą największe korzyści, do których dążymy w projekcie

Tylko COULD

• Jak łatwo się domyślić, poniżej oczekiwań klienta i kropka
• Zadania z tej kategorii to nasz prawdziwy bufor bezpieczeństwa

UWAGA! Przypominam raz jeszcze – metoda MOSCOW działa tylko i wyłącznie dla konkretnych ram czasowych.

Jeśli z góry nie ustalimy czasu realizacji projektu, to kiedyś tam w bliżej nieokreślonej przyszłości, w końcu uda nam się zrealizować wszystko. Nie o to tu jednak chodzi.

Dlaczego metoda wyznaczania priorytetowy MOSCOW się sprawdza?

• Ponieważ zaprasza wszystkie zaangażowane w projekt strony do dialogu i do wspólnego podejmowania decyzji w sprawie priorytetów.
• Dzięki opisowym nazwom kategorii priorytetów pozwala łatwiej zrozumieć i opisać to, co w każdą kategorię powinno wpaść.
• Pozwala również odpowiednio dysponować zasobami jakie mamy, szczególnie w pracy zespołowej. Nie tracimy czasu na zadania z kategorii WON’T. W pierwszej kolejności skupiamy się na MUST (większość zespołu poświęca swój czas na ich realizację) oraz w niewielkim stopniu na SHOULD. Jak tylko uda nam się zrealizować krytyczne zadania, mamy więcej rąk do pracy przy niższych priorytetach.

Jeśli jeszcze nie mieliście okazji korzystać z MOSCOW, serdecznie do tego zachęcam.