Bitwa ważnego z pilnym

What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important.”

 

– Dwight D Eisenhower

Macie tak czasami, że wychodzicie z pracy po całym dniu, cały czas coś się działo, cały czas pracowaliście na pełnych obrotach i w dużym skupieniu, niby zrobiliście 1000 różnych rzeczy, ale macie wrażenie, że nic nie posunęło się do przodu?

Jeśli pod koniec dnia wasz poziom energii spada poniżej zera, a wam trudno jest wskazać jakieś ważne (naprawdę ważne) zadanie, które udało się zakończyć z sukcesem, to całkiem możliwe, że pomyliliście rzeczy ważne z pilnymi.

Dwight Eisenhower

Bez paniki. Nadchodzi ratunek. Z odsieczą przybywa Dwight Eisenhower – amerykański wojskowy, właściwie to Generał żeby być precyzyjnym. Po zakończeniu kariery wojskowej zajął się polityką – był prezydentem USA w latach 1953-1961.

Jemu zawdzięczamy jedno z najlepszych narzędzi do zarządzania czasem czyli tzw. Matrycę Eisenhowera. Podstawą dla niej było przekonanie Eisenhowera, że rzeczy ważne rzadko bywają pilne, a rzeczy pilne rzadko bywają ważne. Bywają oczywiście i takie, które dostają obie te łatki na raz, ale zajmowanie się nimi oznacza działanie w trybie tzw. gaszenia pożarów. Tutaj chcemy spędzać jak najmniej czasu, a jak to zrobić, o tym za chwilkę.

Trudno powiedzieć czy w czasach samego Eisenhowera jego metoda była jakoś szczególnie rozpowszechniana, natomiast matryca swoją ogromną popularność zyskała na pewno dzięki książce Stephen’a Covey’a „7 nawyków skutecznego działania”.

Co mi da korzystanie z tej matrycy?

Dzięki prostej, bo składającej się jedynie z czterech ćwiartek matrycy, będziesz w stanie lepiej rozróżnić zadania pilne od tych naprawdę ważnych. Jak się łatwo można przekonać, ważne i pilne sprawy to nie to samo.

Matryca może ci również pomóc zidentyfikować, które zadania najszybciej przyciągają twoją uwagę lub na które poświęcasz zbyt dużo swojego cennego czasu.

Uzbrojony w taką wiedzę będziesz mógł tak przeorganizować swoją pracę, aby naprawdę skupić się na rzeczach najważniejszych (nie koniecznie pilnych), przynoszących najwięcej korzyści oraz wartości dodanej. Posługując się matrycą zapewne znajdziesz również zadania, którymi nie warto się zajmować wcale.

Jak to działa?

Po pierwsze, twoje zadania są albo ważne albo nie.

To pierwszy pryzmat, przez który musisz popatrzeć na stojące przed Tobą rzeczy do zrobienia. „Ważne” oznacza, że robisz coś, co związane jest z twoimi celami i priorytetami. To najczęściej zadania, które nie dają natychmiastowej gratyfikacji i nagrody ponieważ wiążą się z długą perspektywą czasową. Praca nad zadaniami ważnymi, to praca w trybie pro-aktywnym (przygotowywanie się do ważnych wydarzeń, przewidywanie ryzyka i zapobieganie potencjalnym wpadkom).

Po drugie, twoje zadania są albo pilne, albo nie.

To drugi, można powiedzieć równoległy, wymiar dla twoich zadań. „Pilne” czyli wymagające twojej uwagi natychmiast. To zadania, które krzyczą „Teraz!”, a robią to z dwóch możliwych powodów.  Po pierwsze, są tak zwanymi pożarami, które pojawiają się nagle i są potrzebne „na wczoraj”. Po drugie, mogą to być zadania z kategorii zaniedbanych – tak długo odkładałeś ich realizację, że teraz już goni cię ostateczny termin (albo go zdążyłeś przekroczyć).

Działanie tylko na zadaniach pilnych to działanie reaktywne – reagowanie jedynie na to co się pojawia na bieżąco i nie planowanie niczego.

Łączymy te dwa aspekty i dzięki temu otrzymujemy Matrycę Eisenhowera.

Wszystko co robisz wpadnie w jedną z czterech poniższych kategorii.

Co w danej ćwiartce piszczy?

Poniżej interaktywna grafika. Zapraszam więc do klikania na strzałki z boku obrazków i odkrywania tajemnic poszczególnych ćwiartek matrycy.

Co robimy z zadaniami z każdej ćwiartki?

Dlaczego tak łatwo pomylić ważne z pilnym?

To trochę rzecz nabyta i wrodzona. Ekspresowa podróż w czasie do świata naszych odległych przodków i okazuje się, że szybkie reagowanie na to, co działo się dookoła ratowało życie. Reakcja oznaczała przetrwanie – albo uciekłeś przed atakującym cię drapieżnikiem, albo …

O ile wtedy działanie w trybie reagowania „To pilne! Działaj!” doskonale się sprawdzało, to dzisiaj ta nasza wrodzona skłonność do zaspokajania pilnych potrzeb nie pomaga, a co więcej, trudno się jej pozbyć. Granicę między tym co pilne i ważne zaciera ogrom docierających do nas bodźców. Na co dzień dzieje się tak dużo, że zadania z odległymi terminami (czyli teoretycznie najważniejsze priorytety) najłatwiej nam odłożyć na później, przecież nie pociągną za sobą negatywnych konsekwencji (przynajmniej teraz).

Jak sobie z tym poradzić?

Opcja A – dla wiecznie podłączonych do sieci:

• Raz na jakiś czas zrób sobie informacyjny detoks.
• Odłącz się na jeden dzień (lub przynajmniej na kilka godzin) od Internetowej sieci niekończących się danych.
• „Zaloguj się” do rzeczywistości. Weź Matrycę Eisenhowera i popatrz obiektywie na to, czym zajmujesz się na co dzień. Czy to, co robisz w sieci jest ważne i związane z twoimi priorytetami, celami lub marzeniami? Czy to tylko zabawa (czwarta ćwiartka – nie ważne i nie pilne)?
• Nawet jeśli tego wcześniej nie robiłeś, zaplanuj realizację chociaż jednego ważnego dla Ciebie celu.

Opcja B – dla wiecznie zabieganych:

• Od czasu do czasu zatrzymaj się. Zarezerwuj czas tylko dla siebie.
• Znajdź sobie ciche miejsce, w którym nikt nie będzie ci przeszkadzał.
• Czy w swoim codziennym pędzie na przód nie działasz zbyt mocno w ćwiartkach zadań pilnych?
• Zastanów się co jest dla Ciebie naprawdę ważne?
• Planując zadania zgodnie z Matrycą Eisenhowera, pilnuj aby nie zapchać swojego kalendarza do granic możliwości. Na zadania ważne i pilne musisz zostawić sobie jakiś bufor czasowy, ale nie traktuj swojego całego kalendarza jak wielkiego bufora na to, co akurat „wpadnie”.

Bardzo polecając miks obu zaproponowanych tu opcji, zostawiam was sam na sam z Eisenhowerem…