Projekty rozciągnięte w czasie

Jakiś czas temu bardzo dokładnie omawialiśmy metodę zarządzania zadaniami GTD. Podpowiada ona, w jaki sposób sprawnie segregować przychodzące do nas zadania, w jaki sposób je grupować, tak aby tracić jak najmniej czasu. GTD sugeruje również, aby wszystko to, co wymaga od nas więcej niż jednej czynności, potraktować jako osobny projekt. Na projekty możecie mieć osobne foldery, albo możecie je w jakiś fajny sposób zaznaczać na swoich listach zadań (tagi, kolory itp.).

Jak poradzić sobie jednak z projektami bardzo rozciągniętymi w czasie, w których nie da się przewidzieć wszystkich zadań na początku? Prawdopodobnie w miarę rozwoju takiego projektu – powiedzmy, że będzie to budowa domu – będziemy musieli dokładać coraz to nowe rzeczy do wykonania, a przy okazji śledzić realizację tych zadań, które już rozpoczęliśmy. Jak sobie poradzić z takim dodawaniem, określaniem i planowaniem kolejnych kroków, a równolegle do tego, śledzeniem postępów prac?

Tablica Kanban

Z pomocą przybędzie nam tak zwany Kanban, jedno z narzędzi które bardzo często wykorzystuje się projektach Agile, czyli w tak zwanym zwinnym zarządzaniu projektami.

Jak najbardziej taką tablicę możecie wykorzystać również w ramach całego systemu GTD, jeśli akurat z niego korzystacie. Z drugiej strony, kanban sam w sobie jest bardzo skutecznym narzędziem pomagającym zarządzać zadaniami/projektami.

Dla miłośników świata cyfrowego, do tworzenia takich tablic polecam Trello (albo jakąkolwiek inną aplikację tego typu). Dla tych z kolei z was, którzy wolą świat analogowy, polecam zwykłą tablicę, flipcharty albo nawet większą kartkę oraz zestaw karteczek samoprzylepnych. na Tablicy Kanban musimy mieć możliwość nie tylko zapisywania zadań, ale również przenoszenia ich. Już tłumaczę, o co dokładnie chodzi.

Przykładowa Tablica

W swojej najprostszej formie, kanban to po prostu tablica posiadająca kilka kolumn, a w każdej z nich lista rzeczy do zrobienia (nasze karteczki z zadaniami). Kolumny mogą wyglądać następująco:

• Wszystkie zadania do wykonania
• Zadania na ten tydzień
• W trakcie realizacji
• Zrobione

Jeśli zaczynacie dopiero jakiś projekt, spisujecie wszystkie zadania do wykonania, jakie przyjdą wam do głowy i wrzucacie je do pierwszej kolumny. Czyli w terminologii GTD, robicie Mindsweep.

Planując sobie nadchodzący tydzień wybieracie niektóre karteczki i przesuwacie je do następnej kolumny. Zakładamy tu, że planujecie co tydzień, ale wasz wybór, jak często będziecie to robić. Równie dobrze można mieć „zadania na ten miesiąc” albo „zadania na kolejne 2 tygodnie”.

Jak się łatwo domyślić, w miarę realizacji zadań, odpowiednie karteczki wędrują po naszej tablicy z lewej do prawej strony, aż dotrą do ostatniej kolumny oznaczającej zakończenie zadania.

Największa zaleta takiej metody

Dzięki temu, że zadania poruszają się na tablicy dobrze widzimy postęp prac. Kanban bardzo dobrze sprawdza się przy wizualizacji naszej pracy.

Bardzo fajnie jest widzieć nie tylko to, co mamy jeszcze zrobić, ale również rzeczy, które już mam się udały. W codziennej pogoni za produktywnością tak bardzo skupiamy się listach zadań, że zapominamy, ile już zrobiliśmy.

Niestety, większość programów/ aplikacji pomagających tworzyć listy to-do, ukrywa przed nami zakończone zadania. One po prostu znikają po odhaczeniu. Po co mamy je widzieć, skoro już się nimi zajęliśmy, prawda?

Tym sposobem cały czas przed oczami mamy niekończącą się listę rzeczy do zrobienia. A czasami warto uświadomić sobie, ile tych zadań już jest za nami. I to jest wielka przewaga tablic kanban – doskonale pokażą wam oby dwa aspekty (do zrobienia vs. zrobione), pokażą postęp prac.

To co z tym dokładaniem zadań do projektu?

Wróćmy jednak do pytania postawionego na samym początku. Posiadanie  dwóch osobnych kolumn na zadania do wykonania, (jednej na konkretny tydzień i drugiej na wszystkie inne zadania) pozwala z jednej strony łatwiej i szybciej planować, a z drugiej strony tworzy miejsce, do którego można dorzucać zadania, jeśli tylko coś nowego pojawi się w projekcie.

• Pojawiło się coś, o czym wcześniej nie pomyśleliście?
• Jedno z zadań, które realizujecie okazało się bardziej skomplikowane?

Nie ma problemu.

Dorzućcie do pierwszej kolumny nowe karteczki. I chyba już wiecie co dalej, prawda? Dokładnie! Uwzględniacie nowe karteczki/zadania w swoim kolejnym planowaniu.

Mix & Match

Ja cały czas korzystam z takich tablic, zarówno w pracy jak i do projektów poza pracą, na przykład tych związanych z blogiem. Poniżej moje aktualnie aktywne tablice Trello 😉

Jestem gorącym zwolennikiem wykorzystywania najlepszych możliwych rozwiązań, a co za tym idzie, łączenia strategii i metod z różnych systemów. Moje zarządzanie zadaniami to jedna wielka mieszanka. A przepis jest w chwili obecnej taki:

• Spora dawka GTD
• Solidna porcja Agile
• Szczypta Inboksu Zero
• Doprawiamy różnymi metodami wyznaczania priorytetów

Szukajcie rozwiązań najlepszych dla siebie i pamiętajcie, że nic nie stoi na przeszkodzie, aby łączyć ze sobą różne metody. Bo i kto wam zabroni? To wasze projekty i to wy koordynujecie.

To co? Do biegu, gotowi, kanban!

Spróbujcie i koniecznie dajcie znać jak wam poszło, a jeśli już korzystacie z tego rozwiązania, pochwalcie się swoimi tablicami.

Warto wiedzieć!

Metoda Kanban powstała na długo przed tym, zanim tablice Kanban rozgościły się w zwinnych metodach zarządzania projektami, Kanban to metoda zarządzania procesem produkcyjnym, którą w latach pięćdziesiątych dwudziestego wieku zaczęli stosować Japończycy.

W jej pierwotnych założeniach chodziło o to, aby monitorować przepływ pracy pomiędzy poszczególnymi stanowiskami pracy albo oddziałami firmy. Przede wszystkim celem było zapobieganie tworzeniu zapasów  – na każdym etapie powinno się produkować tyle, ile faktycznie jest potrzebne (zapasy uważane są za „stratę”).

Brzmi integrująco? Poczytajcie o tzw. Lean Management / Six Sigma 😉