W morzu e-maili

Witajcie ponownie. Za oknem coraz cieplej i mamy już prawie wiosnę. Coraz chętniej będziemy spędzać czas na świeżym powietrzu. I fajnie by było wychodzić z biura ze świadomością, że nie czeka na ciebie cała skrzynka zawalona e-mailami. Dzisiaj więc kolejny tekst z cyklu, jak skutecznie zarządzać swoją skrzynką, jak nie zwariować w świecie przepełnionym wiadomościami tekstowymi.

Przerażające statystyki są takie, że podobno przeciętny pracownik biurowy dostaje w ciągu dnia średnio 126 wiadomości email. I są to statystyki z 2017 roku, co prawdopodobnie oznacza, że liczba ta zdążyła już bardzo skoczyć w górę.

Z jednej strony dtatystyka ta jest przerażająca, z drugiej jednak należy pamiętać, że nie wszystkie maile, które przychodzą na twoją skrzynkę, są wiadomościami wartościowymi.

Dzisiaj posłużymy się prostą metodą segregowania e-maili, tak zwanym Inboxem Zero. I teraz nie wpadajcie od razu w panikę, twierdząc że przecież nigdy nie da się nie mieć totalnie żadnych wiadomości w skrzynce – one magicznym sposobem się rozmnażają i napływają niekończącym się strumieniem. Tak to prawda. Jednak jak stwierdził sam twórca tej metody, Merlin Mann, nie chodzi tutaj fizycznie o liczbę wiadomości jaką masz w swojej skrzynce odbiorczej. 0 bardziej odnosi się do czasu, jaki musisz przeznaczyć na przyglądanie się nowym wiadomościom i odpowiednie ich segregowanie. Jeżeli dojdziesz do sytuacji, w której będziesz miał poniżej 10 maili w swoim inboksie, to możemy uznać to za sukces.

W dzisiejszym wpisie dowiesz się:

• Jakie są podstawowe założenia oryginalnej metody Inbox Zero;
• Jakie 5 podstawowych rzeczy możesz zrobić z e-mailem (oczywiście będziemy wybierać jedną z nich, do każdej z otrzymanych przez ciebie wiadomość);
• Jak należy zorganizować swoją skrzynkę pocztową, aby system ten zadziałał.

Ogólne zasady metody Inbox Zero

1) Mail mailowy nierówny

Jak już wcześniej wspominaliśmy, nie wszystkie maile które otrzymasz, będą miały taką samą wartość. Wspaniale zadziała tu zasada Pareto (więcej o niej w kontekście zarządzania projektami przeczytasz w poprzednim wpisie – Zasada Pareto, czyli „kluczowe nieliczne” we włoskim stylu). Prawdopodobnie 80% wiadomości do niczego ci się nie przyda. Kluczem do sukcesu jest zatem szybkie ich znalezienie i wyeliminowanie.

2) Nasz czas jest cenny

Musisz pogodzić się z tym, że czasami nie będziesz w stanie odpowiedzieć na wszystkie maile. Wracając do statystyki, którą przytoczyliśmy na początku, prawdopodobnie będziesz dostawał więcej maili, niż jesteś w stanie przerobić (a im wyżej w hierarchii korporacyjnej się znajdujesz, tym tych wiadomości będzie więcej). Pogódź się z tym po prostu.

• Po pierwsze, nie jesteś w stanie zrobić wszystkiego.
• Po drugie, musisz nauczyć się skupiać na rzeczach najważniejszych (a niekoniecznie należą do nich e-maile).

3) Mniej znaczy więcej

Ta dobra rada odnosi się do sposobu, w jaki piszesz swoje wiadomości. Pamiętaj, że nie tylko ty dostajesz ogromne ilości wiadomości. Jeśli oczekujesz od innych, że będą na twoje wiadomości odpowiadać, to bardzo zadbaj o ich formę, ale przede wszystkim o długość. Nikt nie ma ochoty czytać 10 stronicowego elaboratu. Krótko zwięźle i na temat – najlepiej trzymaj się tej zasady.

4) Pozbądź się emocji

Chodzi tutaj zarówno o pisanie e-maili, jaki i o ich odczytywanie. Pamiętaj, że mając przed sobą suchy tekst, będziesz na niego często patrzył przez pryzmat swoich własnych emocji, tego co dzieje się w danym dniu. Niekoniecznie właśnie to chciał ci przekazać nadawca wiadomości. Uważaj więc aby nie nad-interpretować treści. Pamiętaj o tym również pisząc swoje własne maile. Warto zastanowić się, w jaki sposób mogą zostać odebrane przez inną osobę. Jak dobrać słowa. Jak sformułować to, co chciałeś powiedzieć, czy jest to jasne… itp.

5) Bądź ze sobą szczery

Bądź ze sobą szczery, w kontekście swoich własnych priorytetów oraz oczekiwań. Pracuj na oczekiwaniach realistycznych. Na pewno od razu wiesz, które e-maile wymagają większej uwagi i które z nich powinny być traktowane priorytetowo. Nie wahaj się również wyrzucać wiadomości, które do niczego ci się nie przydadzą. Szczerze przyznaj przed sobą –  ile czasu chcesz poświęcać skrzynce mailowej? Tak realnie, codziennie.

Organizacja skrzynki pocztowej

Musisz trochę przeorganizować twoją skrzynkę.

Potrzebujemy osobnego folderu na maile, którymi chcesz się zająć, które zawierają w sobie jakieś zadania (to-do / do zrobienia / odpowiedzieć – wybierz sobie odpowiednią nazwę). Takich maili nie trzymamy w inboxie i jest to główna zasada tej metody. Do inboxu trafiają tylko najnowsze wiadomości, takie co do których nie podjąłeś jeszcze decyzji. Jeszcze nie wiesz, czy coś trzeba z nimi zrobić, czy nie.

Potrzebujesz również osobnego folderu, albo może zestawu folderów, do których będziesz sobie wrzucał maile niezawierające zadań (archiwum / materiał referencyjny / info). Takie wiadomości, do których prawdopodobnie będziesz chciał kiedyś wrócić, bo zawierają ważne informacje.

Zasady te wykorzystuje również w swoim systemie GTD David Allen. Serdecznie zachęcam do lektury tekstów na temat systemu zarządzania zadaniami GTD. Jeśli jednak nie macie ochoty wdrażać całego systemu, a potrzebujecie skutecznie zarządzać swoją skrzynkę e-mail, czytajcie dalej.

Masz gotowe co najmniej dwa foldery – do zrobienia i archiwum? Jeśli tak ruszamy dalej.

5 rzeczy, które możesz zrobić z e-mailem

1. Usunąć lub zarchiwizować
2. Oddelegować
3. Odpowiedzieć od razu
4. Odłożyć odpowiedź w czasie
5. Przenieść na listę to-do

Bardzo ważna rzecz. Kolejność wymienionych wyżej czynności nie jest przypadkowa. Dopiero jeśli stwierdzisz, że nie jesteś w stanie wykonać pierwszej czynności (usuń), zastanawiasz się czy z danym mailem da się zrobić czynność kolejną (oddelegować). Jeśli tego nie da się zrobić to idziemy do kolejnego punktu… itd.

Trzymanie się tego prostego procesu pozwoli ci szybko posegregować przychodzące wiadomości. Pozbędziesz się rzeczy niepotrzebnych i spamu. Szybko odfiltrujesz wiadomości, które powinny trafić do archiwum, bo nie wynikają z nich żadne zadania. Oddelegujesz zadania, które mogą dla ciebie zrobić inne osoby (bo na przykład są lepszym ekspertem i zrobią to o wiele szybciej i sprawniej od ciebie) i na końcu, w osobnym folderze faktycznie zostanie lista rzeczy do zrobienia tylko dla ciebie.

#1: Czy e-maila mogę usunąć lub zarchiwizować?

Wyrzucaj bezwzględnie wszystkie wiadomości, które nadają się do skasowania zaraz po przeczytaniu. Tu nie ma litości i dobrze wiesz o jakich mailach mówimy. Nie trzymaj ich niepotrzebnie w skrzynce i nawet nie archiwizuj. Kosz na śmieci jest tutaj twoim najlepszym przyjacielem.

Pojawią się również takie wiadomości, które z różnych powodów będziesz chciał zatrzymać. Mogą zawierać ważne informacje, opisywać procesy lub zmiany do tych procesów. Jeśli wiesz że z takich informacji będziesz prawdopodobnie musiał skorzystać w przyszłości, nie wyrzucaj ich. Zamiast tego wrzuć do swojego prywatnego archiwum. W każdym momencie możesz do niego wrócić i takie potrzebne informacje stamtąd wyciągnąć. Przenosząc je ze skrzynki odbiorczej, zmniejszasz stres związany z ilością wiadomości jakie w tej skrzynce siedzą. Skoro jest to wiadomości, które powinno trafić do archiwum, to znaczy że nie zawiera w sobie żadnych zadań do wykonania. Po co się więc nimi denerwować (a właściwie to ich ilością).

Jedna dobra rada tutaj. Zorganizuj swoje archiwum tak, abyś mógł szybko odnaleźć potrzebne ci informacje. Skorzystaj z folderów i podfolderów, jeśli chcesz mieć informacje zorganizowane projektowo lub tematycznie. Jeśli tak jak ja nie lubisz dużej ilości folderów, to może skorzystaj z kolorowych kategorii w Outlooku lub z jakichś tagów. Trzymaj w swoim archiwum porządek, a bez problemu odnajdziesz to, co w danej chwili będzie ci faktycznie potrzebne.

#2: Czy zadania z e-maila mogę oddelegować?

Zastanów się dobrze, czy to ty jesteś odpowiednią osobą, która powinna zająć się danym mailem lub zadaniem? Pamiętaj, że ludzie są leniwi i bardzo często przyjdą do ciebie różnego rodzaju prośby. Naucz się trochę asertywności, z drugiej strony szukaj ekspertów, osoby które o wiele sprawniej zajmą się danym tematem od ciebie.

Jeśli przekazujesz zadanie komuś innemu, czasami warto poinformować nadawcę oryginalnej wiadomości, że tak się właśnie dzieje.

#3: Czy na e-maila mogę odpowiedzieć od razu?

Odpowiedz od razu. Bądź efektywny w swoich działaniach.

Są takie wiadomości, na które jesteś w stanie odpowiedzieć szybko. Nie potrzebujesz do odpowiedzi dodatkowych informacji czy zbierania plików. Jeśli tak faktycznie jest, nie czekaj tylko zajmij się takim e-mailem od razu. Możesz posłużyć się tutaj jedną z dwóch zasad. Bardzo dobrze sprawdza się zasada dwóch minut systemu GTD. Jeśli odpowiedź na wiadomość zajmie ci mniej niż 2 minuty, po prostu to zrób. Nie będziesz potem musiał wracać do tego maila a tym samym zaoszczędzisz sporo czasu.

Jeśli nie podoba ci się zasada związana z czasem, spróbuj spojrzeć na maila przez pryzmat ilości zdań jakie musisz napisać. Jeżeli jesteś w stanie odpowiedzieć w maksymalnie trzech do pięciu zdań, zrób to od razu. No i oczywiście nie trzymaj już takiego maila w inboksie. Najlepiej wrzuć go do archiwum.

#4: Jeśli na 3 poprzednie pytania odpowiedziałeś „nie” – odłóż odpowiedź na e-maila w czasie.

Jeśli odpowiedź na maila zajmie ci więcej czasu lub po prostu musisz zebrać jakieś dodatkowe informacje, o które prosi nadawca, odłóż takiego maila na później.

Do tego mamy specjalny, osobny folder, w którym gromadzimy takie właśnie wiadomości („do zrobienia” / „odpowiedzieć”). Gromadząc je w jednym miejscu, będziesz potem w stanie usiąść, i przez jakiś konkretny czas skupić się tylko na odpowiadaniu na e-maile. Dzięki temu będziesz bardziej efektywny w zarządzaniu skrzynką. Tak zwany bulk-processing pozwoli ci zaoszczędzić sporo czasu, a z drugiej strony nie będziesz 24 godziny na dobę monitorował skrzynki. Wyznacz sobie konkretne bloki czasowe w ciągu dnia, kiedy będziesz faktycznie zajmować się wiadomościami. Najpierw posegreguj to co masz w inboxie, a potem zajmij się wiadomościami z folderu „do zrobienia”.

Pytanie za 1000 punktów: Po co mam przenosić maile, ns które chcę odpowiedzieć później do osobnego folderu? Przecież mogę je zostawić w inboxie jako wiadomości nieprzeczytane.

Nie jest to zbyt dobra strategia, powodów jest kilka.

Po pierwsze, większość programów pocztowych będzie automatycznie oznaczała wiadomości jako przeczytane jeśli tylko na nie klikniesz.

Po drugie, zostawiając wszystko w inboksie, będziesz niepotrzebnie wracał drugi albo trzeci raz do tego samego maila i ponownie go analizował, a to już zrobiłeś wcześniej i możesz takiego maila mieć po prostu w osobnym folderze (albo o nim zapominasz bo został usunięty lub siedzi w archiwum, albo jest w folderze „do zrobienia” i wiesz, że wynikają z niego zadania dla ciebie).

Poza tym, ile razy obiecywałeś sobie, że jeszcze wrócisz do danego maila i się nim zajmiesz, a potem tak naprawdę ginął on na długiej liście innych wiadomości, które pojawiły się w twojej skrzynce odbiorczej?

#5: Jeśli zadanie nie ogranicza się tylko do odpowiedzi na e-maila – przenieść je na osobną listę to-do.

Nie traktuj swojej skrzynki pocztowej jak listy zadań do zrobienia, no chyba, że wszystkie zadania dostajesz drogą mailową. Jeśli jednak takie zadania wpadają ci z różnych źródeł (e-maile / rozmowy / spotkania / prośby klienta), potrzebujesz osobnej listy z zadaniami. Jedno miejsce, gdzie będziesz gromadził wszystkie takie taski pozwoli ci znacznie skuteczniej wyznaczać priorytety – widzisz wszystko w jednym miejscu, masz więc ogląd na cłaość, a nie tylko mały wycinek, tego co się dzieje.

Zadaniami z listy zajmujesz się oczywiście w dogodnym dla siebie czasie (nie koniecznie minutę po otrzymaniu e-maila, ale z uwzględnieniem oczekiwanych terminów oraz twojego rozkładu i planu dnia).

Zalety metody Inbox Zero

• Jest bardzo prosta i szybka do wdrożenia.
• Zapobiega ponownemu czytaniu niepotrzebnych e-maili.
• Daje poczucie kontroli nad skrzynką odbiorczą – wiesz, że jeśli czymś się jeszcze nie zająłeś, nie podjąłeś decyzji co z danymi mailem zrobić, to jest on w twoim inboksie.

I na koniec jedna dobra rada, aby efektywnie zarządzać mailami. Nie siedź na skrzynce mailowej 24 godzin na dobę. Polecam osobnych wpis na temat świata instant, w tej właśnie tematyce. Tam znajdziecie więcej szczegółów, teraz warto jednak przypomnieć, że  odpowiadanie na e-maile to nie jest twoja główna kompetencja, za którą płacić ci firma, w której pracujesz. Wygospodaruj sobie w ciągu dnia konkretne bloki czasowe, przeznaczone właśnie na sprawdzenie skrzynki i odpowiadanie na wiadomości. Zyskasz dzięki temu więcej czasu ma swoje priorytety.