15 49.0138 8.38624 1 1 4049 1 http://www.notespomyslow.pl 300
theme-sticky-logo-alt

Getting Things Done (GTD) – Największe Obawy

Rozpoczynając swoją przygodę z systemem GTD nie do końca wiedziałam czy faktycznie się on sprawdzi. Jak każdy z nas, próbując czegoś nowego, byłam pełna obaw, a do głowy przychodziły mi różne pytania i wątpliwości.

Niektóre z nich stały się dla mnie ponownie oczywiste dopiero, kiedy zaczęłam tłumaczyć system GTD innym. Coś, co ja już dawno zdążyłam „przepracować”, dla osób dopiero zapoznających się z tą metodą stanowi często sporą barierę powstrzymującą ich przed wprowadzeniem zmian.

Wspominałam o tym już w poprzednich wpisach, ale myślę, że warto to jeszcze raz powtórzyć. Aby nauczyć się pracować w systemie GTD trzeba po prostu zacząć, a już w trakcie dostosowywać to do swoich potrzeb. Tak było u mnie:

  • Z biegiem czasu okazało się np. że nie wykorzystuje w ogóle rekomendowanej reguły 2 minut ( jeśli coś zajmie Ci mniej niż 2 minuty właśnie, to nie czekaj tylko zajmij się tym od razu).
  • Nie tworzę również osobnych folderów na projekty, choć takie jest zalecenie metody (więcej o tym w poprzednim wpisie – GTD jak zacząć).
  • Na przestrzeni czasu zmieniały się również narzędzia, z których korzystałam.

Nie mniej jednak uważam, że było naprawdę warto i praca z jednym inboxem, drzewkiem decyzyjnym GTD, kontekstami oraz cotygodniowym przeglądem przyniosła mi wiele korzyści.

Jak to się mowi „praktyka czyni mistrza” – im dłużej korzystam z GTD, tym bardziej naturalne i intuicyjne się to dla mnie staje. Rozumiem jednak, że na początku możesz mieć wątpliwości i obawy.

Pozwól, że opowiem Ci o 5 obawach, które miałam ja sama lub o których mówią mi osoby na szkoleniach i spotkaniach. Podpowiem ci również jak sobie z nimi poradzić, lub jakie rozwiązania pojawiły się na jakimś etapie mojej przygody z GTD.

 

#Nie mam niczego w inboxie, więc wszyscy pomyślą, że nie mam nic do roboty.

Ta obawa siedzi w 100% w twojej głowie i tylko w niej. To, że inbox jest pusty nie oznacza, że nie masz czym się zająć. Poza tym, czy naprawdę myślisz, że twoi koledzy i koleżanki z pracy (lub twoi domownicy) przejmują się tym, co masz w swojej skrzynce? Że prowadzą jakieś statystyki dotyczące twoich wiadomości? Zapewniam Cię, że mają na tyle dużo roboty ze swoją skrzynką odbiorczą, że twoja nawet nie przyjdzie im na myśl.

Chcąc pracować według metody GTD warto zmienić trochę perspektywę patrzenia na inbox oraz funkcję, jaką ma on spełniać.

Po pierwsze, inbox nie jest listą rzeczy do zrobienia. Jest za to miejscem gromadzenia rzeczy przychodzących, co do których trzeba podjąć decyzję – co dalej z nimi zrobić i czy w ogóle coś z nimi robić (patrz schemat działania GTD z poprzedniego wpisu).

Inbox nie jest również archiwum do przechowywania „starych” e-maili. Do tego tworzymy osobne miejsce – archiwum / materiał referencyjny. Po co za każdym razem otwierając skrzynkę z wiadomościami stresować się ich ilością? Tak tak, nawet jeśli twój racjonalny umysł wie, że przeczytane wiadomości w inboxie już są zadaniami zrealizowanymi, to jednak za każdym razem twoim oczom ukazuje się coraz to dłuższa lista tych właśnie wiadomości.

Serdecznie zachęcam do przenoszenia takich maili do archiwum (osobny folder). Skoro tam trafiają, to raczej nie musisz do nich wracać każdego dnia. Są w materiale referencyjnym na wszelki wypadek, gdyby kiedyś były potrzebne. Jeśli to kiedyś nadejdzie, to wiesz gdzie ich szukać, a teraz niech nie zaprzątają ci głowy. Warto spróbować.

 

#Przerzucając wszystko z inboxu do innego folderu tylko się oszukuję, przecież nadal mam strasznie dużo zadań do wykonania.

To nie jest oszukiwanie się tylko porządkowanie wszystkich wiadomości, jakie masz u siebie w skrzynce. Jak już wspomniałam w poprzednim punkcie, inbox nie  jest listą rzeczy do zrobienia i nie powinien też służyć jako archiwum, bo piętrząca się góra wiadomości wcale nie pomaga w koncentracji.

Do archiwizowania wiadomości, które mogą się jeszcze w przyszłości przydać służy odpowiedni folder. Lista rzeczy do zrobienia również jest w osobnym folderze i tam znajdują się rzeczy już przez nas przefiltrowane, co do których podjęliśmy decyzję, że to faktycznie my mamy się nimi zająć. I z działaniem na pustym inboxie właśnie o to chodzi. O podejmowanie decyzji na temat tego, co w inboxie ląduje.

Segregowane przychodzących spraw jest jedną z najcenniejszych rzeczy w GTD. Często okazuje się bowiem, że duża ich część to nie są zadania (albo w ogóle, albo nie dla Ciebie, albo nie na teraz). Podejmując decyzję raz, nie marnujesz czasu na ponowne czytanie e-maili i zastanawianie się, co tak właściwie tam było i co ja miałem z tym zrobić.

Przykład.

Powiedzmy, że przyszło do Ciebie 5 e-maili.

Przeczytałeś je szybko i wróciłeś do jakiegoś ważnego zadania, którym się właśnie zajmujesz. Czyli nie zdecydowałeś od razu, co z tymi mailiami zrobić. Nie przemyślałeś do końca, jakie akcje i kroki z nich wynikaja. Wracasz potem do tych e-maili i czytasz je raz jeszcze. I powiedzmy, że ponowne wczytanie się w taką wiadomość zajmuje ci tylko 2 minuty.

5 maili x 2 min = 10 min. Zakładając optymistyczny scenariusz, że wróciłeś do tych maili tylko raz (a zazwyczaj powtarza się to dobrych kilka razy, bo co chwilę nam coś przerywa) i że robisz tak każdego dnia (po prostu z przyzwyczajenia), w tygodniu spędzasz 50 min na ponownym czytaniu e-maili!

Spójrzmy na to z jeszcze szerszej perspektywy: 50 min x 48 tygodni roboczych w roku = 2400 min (40 godz.) czyli 1 tydzień w roku na ponowne wczytywanie się w maile…

Nie wiem, jak ty, ale ja wolę poczytać dobrą książkę 😉

 

#Potrzebuje folderów i podfolderów, aby szybko coś znaleźć

Wbrew pozorom duża liczba folderów nie pomaga w szybkim znajdowaniu potrzebnych nam informacji. Zastanów się przez chwilkę i odpowiedz na jedno proste pytanie: czy łatwiej i szybciej przeszukać jeden folder czy 20 różnych folderów w poszukiwaniu jakiegoś maila? Moim zdaniem w jednym folderze o wiele szybciej da się odnaleźć interesującą nas informację.

Trzeba nauczyć się tylko dobrze wykorzystywać funkcję wyszukiwania w programie, z którego korzystasz. Większość aplikacji i programów pocztowych umożliwia obecnie wyszukiwanie według przeróżnych kryteriów od tematu i treści wiadomości, przez nadawcę lub odbiorcę po różne tagi lub kategorie, do których możesz przypisać wiadomości. Pobaw się chwilę opcją wyszukiwania w swoim programie pocztowym, a przekonasz się jakie to potężne narzędzia.

Duża liczba folderów utrudnia również archiwizowanie wiadomości. Co zrobisz z wiadomością, która będzie pasowała do dwóch lub trzech różnych folderów, które masz u siebie na skrzynce? Przeniesiesz ją do jednego z tych folderów? A może zrobisz kopie, tak aby na wszelki wypadek przechowywać maila we wszystkich trzech folderach?

Posiadanie jednego archiwum rozwiązuje ten problem. Jeśli masz opcję nadawania wiadomościom etykiet, kategorii lub tagów, to są one o niebo lepszym zamiennikiem folderów i co ważne, jedna wiadomość może mieć kilka różnych tagów lub kategorii, więc obojętnie pod którą z nich zaczniesz szukać, szybko trafisz na potrzebną ci wiadomość.

Tak więc jeszcze raz, w skrócie:

  1. Naucz się w pełni wykorzystywać funkcje wyszukiwania w swojej aplikacji lub programie pocztowym;
  2. Zamiast z folderów, korzystaj z tagów, kategorii lub etykiet.

 

#Ten system jest bardzo czasochłonny

Sam system GTD nie wymaga dużego nakładu energii na co dzień. Najbardziej czasochłonną częścią jest początkowe ustawienie i wprowadzenie tego systemu w życie.

Najczęściej na GTD decydują się osoby, które z tego czy innego względu czują się przytłoczone ilością zadań lub chcą pozbyć się chaosu. Zaczyna się najczęściej od czyszczenia długiej listy zaległości oraz od ogromnej listy spisanych rzeczy, które chodziły im po głowie. I to jest najbardziej przerażające i czasochłonna część wdrażania systemu GTD.

Mając ogromną listę rzeczy w inboxie (i jak to się dzieje najczęściej totalny bałagan w folderach lub ich przytłaczającą liczbę) faktycznie będziesz musiał spędzić dosyć dużo czasu, aby to uporządkować. Nie myl tego jednak z używaniem GTD na co dzień, bo to już zupełnie inna historia – nie wymagająca dużego nakładu czasu, a bardziej konsekwencji i systematyczności w działaniu. Po skończeniu porządków, regularna codzienna praca z GTD wymaga naprawdę niewielkiego wysiłku i nakładu pracy.

 

#Reguła 2 minut sprawi, że w sumie będę pracował jak do tej pory

Reguła 2 minut w GTD to dosyć specyficzny punkt tej metody. Z jednej strony, jeśli dana osoba nie zna systemu, to zazwyczaj podczas szkolenia z niecierpliwością czeka na to, aby rozwiała się tajemnica stojąca za tym krótkim przedziałem czasu. Z drugiej strony, kiedy wyjaśniamy sobie na czym ta reguła polega**, to w dosłownie ułamku sekundy pada stwierdzenie „No, ale ta reguła jest bez sensu. Ja na takie 2 minutowe zadania to mogę poświęcić cały dzień. I co to zmieni w mojej organizacji czasu?”

**Żeby sprawa była jasna, zgodnie ze wspominaną tu regułą, jeśli zadanie, które stoi przed tobą zajmie ci do 2 min, to nie wpisuj go na żadną listę to-do czy do kalendarza, tylko po prostu od razu się tym zajmij. Prawdopodobnie wrzucenie takiego zadania w system GTD, a potem wyciągnięcie go z powrotem, aby je wykonać, zajmie ci więcej niż te 2 minuty, więc po prostu szkoda tracić czas.

Tutaj muszę się trochę zgodzić z osobami, którym ta reguła się nie podoba. Ja sama otwarcie przyznaję, że z niej w ogóle nie korzystam. Nie robię tego, ponieważ należę do ogromnej większości ludzi, którym kiepsko idzie dokładne szacowanie czasu, jaki zajmie konkretne zadanie. Zazwyczaj nie doszacowujemy albo przeszacowujemy. I po co się tu stresować. Ja wolę wrzucić sobie zadania na listę to-do, a jeśli faktycznie takich krótkich tasków (tych przysłowiowych dwuminutówek) mam sporo, to staram się wygospodarować konkretną godzinę, kiedy zajmuję się tylko takimi zadaniami.

Dajcie mi znać, jak reguła 2 minut sprawdza się u was. U mnie jakoś nie zagościła na dobre. Może kiedyś zmienię zdanie ;).

 

Trochę wniosków końcowych

I tak oto przeszliśmy przez 5 obaw związanych z systemem Getting Things Done. Mam nadzieję, że strach ma teraz trochę mniejsze oczy niż na początku. Jeśli jednak chciałbyś wypróbować GTD, ale boisz się, że w pracy przeorganizujesz wszystko, poświęcisz na to sporo czasu, a system się nie sprawdzi, wypróbuj GTD najpierw w kontekście prywatnym.

Spróbuj zastosować GTD do zarządzania swoimi zadaniami prywatnymi.

  • Oswój się z nim.
  • Naucz się szybko segregować i planować zadania.
  • Przetestuj, które narzędzia najlepiej się sprawdzają.

Warto spróbować, a po jakimś czasie może zastosować to, czego się nauczysz przy sprawach prywatnych, do kontekstu zawodowego. Zachęcam do eksperymentów.

 


p.s. Jeśli tekst wam się podobał, udostępnijcie go proszę.

Niech inni również mają szansę poeksperymentować z GTD. Dzięki!

POPRZEDNI WPIS
Getting Things Done – jak zacząć?
NASTĘPNY WPIS
Getting Things Done – Ucz się na błędach innych

1 KOMENTARZ

  • 03/01/2018 at 21:47
    Iza

    Ja regułę 2 minut czasem stosuję, a czasem nie.

    Kiedy np. ktoś prosi mnie o przesłanie jakiegoś pliku (a ja akurat nie robię rzeczy priorytetowych), to wolę mu wysłać od razu i mieć święty spokój. Liczba niezakończonych spraw zawsze mnie męczy (zasada Zeigarnik).
    Zresztą też ją stosujesz – w przypadku maili 🙂 Decyzja, co zrobić z mailem (i zrobienie tego) to właśnie taka „dwuminutówka”.

    Natomiast NIE stosuję tej metody, kiedy wiem, że „dwuminutówka” wytrąci mnie z koncentracji albo opóźni zabranie się za priorytety. Na przykład: mogę umyć kubek przed zabraniem się do pracy, ale to mi rozwala pracę. Umycie kubka, przetarcie stołu, nastawienie prania… i pół godziny później nadal nie zaczęłam pracy, a chęć działania zmniejszyła się o połowę.

Uwielbiam ciastka i inne słodycze więc mój blog również wykorzystuje ciasteczkowe pliki (tzw. cookies). Korzystając ze strony notespomyslow.pl wyrażasz na to zgodę. Szczegóły

Używamy plików cookies, aby ułatwić Ci korzystanie z naszego serwisu oraz do celów statystycznych. Jeśli nie blokujesz tych plików, to zgadzasz się na ich użycie oraz zapisanie w pamięci urządzenia. Pamiętaj, że możesz samodzielnie zarządzać cookies, zmieniając ustawienia przeglądarki

Zamknij