15 49.0138 8.38624 1 1 4049 1 http://www.notespomyslow.pl 300
theme-sticky-logo-alt

Getting Things Done – jak zacząć?

Dzisiejszy wpis podpowie ci, w jaki sposób przygotować sobie pole do działania i jak zacząć korzystać z piątej generacji zarządzania czasem czyli z Getting Things Done (lub po prostu w skrócie GTD).

O generacjach zarządzania czasem opowiadałam w poprzednim artykule na blogu. Serdecznie zapraszam do lektury, jeśli jeszcze nie mieliście okazji, a my tymczasem przechodzimy dzisiaj do kwestii praktycznych i zabieramy się za:

  1. Wybór narzędzi, czyli decydujemy gdzie system GTD może rozgościć się w twoim życiu
  2. Podstawowe ćwiczenie systemu GTD, czyli tzw. mindsweep.
  3. Segregowanie zadań do zrobienia według schematu GTD.

Oprócz tego zapoznajemy się z pracą w tzw. kontekstach. Gotowy? Do dzieła.

 

Absolutna podstawa – twoje narzędzia

Po pierwsze, i bez dwóch zdań najważniejsze, wybierz narzędzia, z których chcesz korzystać. Zdecyduj, czy twój system zarządzania zadaniami ma mieć formę analogową (notes, kalendarz, planner), czy wolisz świat cyfrowy i korzystanie np. z aplikacji na komputerze lub w telefonie. A może masz ochotę połączyć te dwa światy?

Pamiętaj, że to nie jest test. Tu nie ma dobrych ani złych wyborów. GTD jest na tyle uniwersalnym systemem, że nie narzuca swoim użytkownikom konkretnych narzędzi; doskonale sprawdzi się zarówno analogowo jak i cyfrowo.

Wiem to doskonale ponieważ przez kilka lat korzystania z GTD wypróbowałam dosłownie wszystkie możliwe kombinacje. Obecnie doszłam do punktu, w którym w życiu zawodowym działam w 100% na aplikacjach i programie pocztowym. W życiu prywatnym natomiast, po długich bojach, wygrał tradycyjny papierowy planner, który w pracy nie sprawdził się wcale.

Tak naprawdę każde istniejące narzędzie da się przystosować do systemu GTD, a nawet jeśli coś się nie sprawdzi, to zawsze można to po jakimś czasie zmienić, prawda? Trzeba jednak od czegoś zacząć.

Najważniejsze jest jedno miejsce, w którym będziesz gromadzić wszystkie przychodzące do ciebie zadania, gdzie będziesz zapisywać pomysły.

 

 

2 najważniejsze kryteria wyboru narzędzi

Podejmując decyzję dotyczącą narzędzi  zwróć szczególna uwagę na dwie kwestie:

  1. Wybieraj takie narzędzia, z których chętnie będziesz korzystać, które są dla ciebie łatwe w obsłudze, i które po prostu lubisz. Ono ma być user-friendly dla Ciebie.
  2. Wybieraj narzędzie, które zawsze możesz mieć pod ręką, lub do którego możesz łatwo i szybko przesłać swoje notatki.

Generalnie rzecz biorąc, nigdy nie powinna zdarzyć się sytuacja, w której powiesz sobie „a to zapiszę to sobie później”. Jedną z głównych zasad GTD jest wyrzucanie wszystkiego z głowy, więc jeśli „próg wejścia” do wybranego przez ciebie narzędzia jest za wysoki, od początku sam sobie podkładasz nogę.

 

Podstawowe ustawienie do pracy z GTD

Zakładam, że jeśli decydujesz się na rozpoczęcie przygody z GTD, niezależnie od tego, czy chcesz to wykorzystać w pracy czy w domu, na pewno korzystasz z jakiegoś programu pocztowego do zarządzania e-mailami.

W programie takim zapewne znajdziesz trzy „foldery” domyślne

  • Inbox
  • Kosz na śmieci
  • Kalendarz

Aby zacząć pracować systemem GTD,  tworzymy jeszcze cztery dodatkowe foldery

  • Archiwum
  • Może / Kiedyś
  • Oczekujące
  • Do zrobienia

Nazwy folderów możesz oczywiście dowolnie pozmieniać, ale ich przeznaczenie powinno pozostać niezmienne.

Jeśli rzeczy do zrobienia, które do ciebie wpadają, nie pochodzą tylko z maili to prawdopodobnie będziesz potrzebował dodatkowej listy to-do.

Ja osobiście korzystam z Outlooka, który pozwala w jednym miejscu trzymać wiadomości mailowe oraz zadania nie pochodzące z e-maili (taski). Jest to bardzo wygodne, jeśli jednak nie masz takiej opcji, wybierz sobie miejsce, w którym będziesz mógł na bieżąco uzupełniać swoją listę rzeczy do zrobienia.

Jeżeli w ramach procesu GTD zdecydujesz, że czymś faktycznie masz się zająć i że to ty jesteś najbardziej odpowiednią osobę żeby to zrobić, to powinno to na taką listę trafić. Nie zostawiamy rzeczy do zrobienia w inboxie. Inbox nie służy do gromadzenia zadań. W nim pojawiają się nowe rzeczy, co do których nie podjąłeś jeszcze decyzji, co dalej – jeszcze nie wiadomo, czy w ogóle coś z nimi trzeba robić, ale o tym za krótką chwilkę.

 

A gdzie podziały się „projekty”?

Jeśli czytałeś książkę „Getting Things Done” ub miałeś wcześniej styczność z systemem GTD, to pewnie zapytasz teraz, gdzie podziały się foldery projektowe? David Allen faktycznie mówi jeszcze o piątym folderze – Projekty. Jak pewnie zauważyłeś nie pojawia się on na mojej liście i mam ku temu dobre powody.

Tak właśnie, seria moich wpisów ma za zadanie nie tylko pokazać Ci ramy GTD. Chcę podzielić się z Tobą moimi praktycznymi doświadczeniami, powiedzieć co faktycznie działa, a w którym miejscu warto rozważyć drobne zmiany.  Wierzę, że ostatecznie podejmiesz najlepszą dla siebie samego decyzję.

 

Moja prywatna krucjata przeciwko folderom

Wróćmy jednak do folderu na projekty. Ponieważ w GTD za projekt można uznać praktycznie 99% rzeczy (David Allen mówi, że jeśli coś, czym się zajmujesz wymaga od ciebie wykonania więcej niż jednego kroku, to jest to już projekt), folder ten rozrasta się niebezpiecznie szybko, tworząc niekończące się drzewko podfolderów i pod-pod folderów.

Jest to ogromna pułapka, w jaką wpada większość osób. Szybko okazuje się, że mają całą masę toczących się projektów, do każdego z nich osobny folder, i nagle zamiast mieć jedną listę rzeczy do zrobienia, mają ich tyle, ile wspomnianych folderów.

  • Po pierwsze, jest to ogromna strata czasu – zamiast przeglądać jedną, dobrze zorganizowaną listę, przeglądasz ich np. 10 i co więcej robiąc to nigdy nie widzisz całego obrazu sytuacji bo skupiasz się na jednym projekcie. Może stanowić to sporą przeszkodę w planowaniu i ustalaniu priorytetów.
  • Po drugie, ja korzystam z GTD po to, aby choć trochę ułatwić sobie życie – uprościć i przyspieszyć zarządzanie sobą w czasie. Niekończąca się lista folderów zdecydowanie w tym przeszkadza.
  • I po trzecie, foldery łatwo i szybko się tworzy, ale jak pokazuje doświadczenie  (uwierz mi, widziałam całe mnóstwo przeróżnych inboxów) potem nikt nie ma czasu, aby je przeglądać i niepotrzebne już foldery przerzucać do materiału referencyjnego.

Dlatego też, bardzo subiektywnie i równolegle do tego po dobrych kilku latach korzystania z GTD, nie polecam osobnych folderów projektowych.

Polecam za to oznaczanie tasków na jednej liście „do zrobienia”, aby łatwiej było zorientować się czego zadania dotyczą (analogowo świetnie sprawdzają się małe ikonki lub kolory, cyfrowo można korzystać z tagów czy nadawania taskom kategorii).

 

Jeśli dobrnąłeś aż tutaj – gratulacje!

Zatrzymaj się teraz na chwilkę i naprawdę podejmij decyzję dotyczącą narzędzi. Ustaw również podstawowe foldery. Będą ci one potrzebne już w kolejnym kroku. Gotowy? Ruszamy zatem dalej.

 

Mindsweep – łapiemy rzeczywistość

Narzędzia i ich podstawowe ustawienie ogarnięte, czas zatem na praktykę. Aby móc zacząć korzystać z systemu GTD i schematu działania jaki proponuje, najpierw potrzebujemy materiału, na którym będziemy działać. Przechodzimy więc do podstawowego ćwiczenia w GTD, czyli robimy tzw. mindsweep – korzystając z listy tzw. trigerów (ogólnych haseł), będziemy starali się wyłapać, i co najważniejsza zapisać, wszystko, co pojawi się w twojej głowie jako skojarzenia.

David Allen udostępnia na swojej stronie takie właśnie listy. Mindsweep Trigger List. Jedna z nich do spraw prywatnych, druga do zawodowych.

Otwieramy sobie taką listę i zatrzymujemy się na chwilę przy każdym jej punkcie, wypisując wszystkie rzeczy jakie mamy do zrobienia w związku z tym punktem właśnie. Dla przypomnienia, wypisuj wszystko już w wybranym przez siebie narzędziu :). Po co potem tracić czas na kopiowanie lub przepisywanie.

Jeśli lubicie, aby ktoś prowadził was krok po kroku przez takie ćwiczenie, zapraszam do wysłuchania jednego z odcinków oficjalnego podcastu GTD – Guided Mindsweep.

 

No to chwilka dla Ciebie na wykonanie ćwiczenia. Wróć do czytania jak tylko skończysz…

 

 

Schemat GTD – czas podejmowania decyzji

Witaj ponownie. Nie przerażaj się, jeśli po wykonaniu takiego ćwiczenia okaże się, że masz potężną listę zadań.

Tutaj na scenę wkracza schemat działania GTD. Kolejnym krokiem będzie odpowiednie posegregowanie tego, co zapisałeś.

Przez poniższy schemat przechodzimy z każdą jedną zapisaną przez Ciebie rzeczą, po kolei, jedna „sztuka” na raz.

 

Bez koniecznego działania

Pierwsza kluczowe pytanie: czy jest to coś czym trzeba się zająć?

Jeśli nie, bo powiedzmy przyszedł do ciebie jakiś newsletter informujący o najnowszej promocji w sklepie X, to pytanie czy będziesz musiał kiedyś wrócić do tej informacji?

Jeśli nie, newsletter ląduje od razu w koszu. Jeśli promocja trwa kilka tygodni i jest szansa, że będziesz z niej korzystać,  wrzuć newsletter do folderu „może/kiedyś”. Folder ten powinieneś  regularnie przeglądać. Można to robić np. raz w tygodniu.

W twoim inboxie mogą pojawić się również rzeczy, z którymi co prawda nic nie trzeba robić, ale warto je zachować ze względu na dane w nich zawarte. Mogą to  być jakieś raporty, aktualizacje do lub zmiany w procedurach, podjęte decyzje lub ustalenia z odbytych spotkań. Tego rodzaju rzeczy trafiają do archiwum. Niektóre osoby stosujące GTD nazywają to materiałem referencyjnym. Może to być jeden z folderów w twojej skrzynce pocztowej. Jeśli jednak nie lubisz szukać informacji w mailach, wykorzystaj do tworzenia swojego archiwum dowolną aplikację pozwalającą zarządzać notatkami (OneNote, Evernote itp.) lub zwykły notes.

 

Coś do zrobienia

  • Reguła 2 minut

W końcu trafisz na swojej liście na zadanie, którym faktycznie należy się zająć. Niech to będzie na przykład przygotowanie raportu. Czy zajmie to mniej niż 2 minuty? Jeśli tak, zrób to natychmiast. Innymi słowy, jeśli wrzucanie takiego zadania na listę to-do, aby po chwili do niego wrócić, zajmie więcej czasu niż jego wykonanie, to po prostu się tym zajmij.

  • Lista spraw oczekujących

Jeśli wymaga to więcej czasu, co przy raportach jest bardzo prawdopodobne, zastanów się czy to ty jesteś właściwą osobą, aby taki raport zrobić? Możliwe, że ktoś inny ma lepszy dostęp do potrzebnych informacji albo jest w stanie szybko je dla ciebie wyciągnąć.  Poproś o pomoc, a zadanie wrzuć na listę rzeczy oczekujących.

Na liście tej, oprócz zadań oddelegowanych do innych osób, możesz również umieszczać trwające dyskusje, maile, w których prosisz kogoś o podjęcie decyzji lub zadajesz pytania i oczekujesz odpowiedzi.

Lista spraw oczekujących przeglądana regularnie będzie przypominać ci o sprawach w toku i pozwoli przypomnieć się innym, jeśli na coś czekasz już zbyt długo 😉 .

 

Moja lista to-do i kalendarz

No i zostajemy ostatecznie ze sprawami, którymi coś trzeba zrobić i to ty jesteś najlepszą do tego osobą.

Tu masz 2 opcje. Zadania mające konkretny termin wykonania oraz spotkania lądują oczywiście w kalendarzu (plus ewentualnie tworzymy do nich dodatkowe taski, jeśli np. na spotkanie coś wcześniej trzeba przygotować).

Wszystko inne bez określonej, konkretnej daty, trafią na twoją własną listę rzeczy do zrobienia.

Tutaj rządź i dziel według własnego uznania. Wyznaczaj priorytety, planuj i realizuj. Metoda wyznaczania priorytetów nie jest tu z góry narzucona. Korzystasz z czego lubisz i co się u Ciebie sprawdza.

 

Konteksty

GTD podsuwa tutaj bardzo ciekawe rozwiązanie. Pracując z listą zadań, można pracować w tzw. kontekstach. Kontekstem może być:

  • konkretna osoba,
  • miejsce w jakim musisz się znaleźć, aby coś zrobić lub
  • narzędzia i zasoby, jakimi musisz dysponować przy wykonywaniu zadania.

Chodzi tutaj o to, aby grupować razem i wykonywać razem podobne do siebie rzeczy, załatwiać wszystko, co mamy do załatwienia w danym miejscu i przedyskutować wszystkie kwestie, jakie mamy do omówienia z daną osobą.

Przykładowo, jeśli na mojej liście zadań jest wizyta w banku, zakupy oraz spotkanie ze znajomą na mieście, to właśnie „miasto” jest tutaj wspólnym kontekstem. Mogę postarać się ułożyć te zadania tak, aby wykonać je jednego dnia, nie tracąc czasu na trzy osobne wyprawy na miasto w trzy różne dni.

Podobnie, jeśli umawiam się z kimś na spotkanie, to przychodzę z listą pytań i kwestii do omówienia. Tym sposobem za jednym razem załatwiamy kilka spraw, bez konieczności wyznaczania kilku osobnych spotkań w naszych kalendarzach.

Kontekstem mogą być również aplikacje, do których muszę mieć dostęp. Kontekstem mogą również być rozmowy telefoniczne – mogę wykonać wszystkie telefony w jednym bloku czasowym (zbierając sobie po drodze na mojej liście wszystkie rzeczy, co do których konieczne jest dzwonienie).

Kontekstu bardzo pomagają w efektywnym wykonywaniu zadań, ponieważ grupując podobne taksi, pozwalają nam uniknąć multitaskingu. Nie musimy co chwilę przerzucać swojej uwagi na inny rodzaj pracy, szybciej realizujemy więc swoje cele.

 

Priorytety

Z listą rzeczy do zrobienia, jak już wcześniej wspominałam, nieodłącznie wiąże się wyznaczanie priorytetów. Temu tematowi poświęcimy osobny cykl wpisów, na który już teraz serdecznie zapraszam. Warto rozważyć zapoznanie się z różnymi technikami i wybór najlepszej dla siebie.

Na razie polecam wypróbowanie samego schematu GTD. Wierzę, że powoli ci on odsiać znaczną część rzeczy do zrobienia i na twojej liście pozostawi tylko rzeczy istotne. Równocześnie warto pobawić się kontekstami i grupowaniem zadań. Rezultaty mogą Cię pozytywnie zaskoczyć.

 

Miało być krótki i na temat, a wyszedł chyba najdłuższy do tej pory wpis 🙂 .

Mam nadzieję, że przydatny i do wykorzystania w praktyce. I na dobry koniec jedna uwaga. Pamiętaj że każda zmiana wymaga czasu i cierpliwości. Wyrób w sobie kilka prostych nawyków.  Zbieraj wszytko w jednym miejscu, a zanim się weźmiesz do roboty, przemyśl to co zapisałeś i podejmij co do tego odpowiednią decyzję.

If you don’t pay appropriate attention to what has your attention, it will take more of your attention than it deserves.

David Allen

Jeśli nadal masz wątpliwości związane z GTD, to do usłyszenia za krótką chwilę. Następnym razem rozprawimy się z najczęstszymi obawami dotyczącymi systemu Getting Things Done.

 

 

POPRZEDNI WPIS
GTD, czyli piąta generacja zarządzania czasem
NASTĘPNY WPIS
Getting Things Done (GTD) – Największe Obawy

2 komentarze

  • 22/12/2017 at 19:35
    Iza

    Ja akurat myslę, że foldery (przynajmniej jeden ich poziom) się przydaja. Kiedy zajmuję się jednym projektem, to wolę widziec tylko zadania dotyczace tego projektu, inne mnie rozpraszaja. Choc podfolderów już unikam.
    Ale to już każdy ocenia według siebie i musi wypracowac własny system 🙂

    Lubię Twoje teksty, uwielbiam Twój szablon, ale… dlaczego masz zablokowane zaznaczanie, prawy przycisk myszy i przegladanie zrodła? Nie chodzi mi o kopiowanie, zreszta Twój tekst i obrazki i tak mogę spokojnie skopiowac (tylko zajmuje mi to dwa kliknięcia, a nie jedno). Te skrypty nic tak naprawdę nie daja.
    Ale irytuje mnie, że przez to nie działa mi połowa polskich znaków w komentarzu (co widac w niniejszym tekscie). Poza tym lubię czasem sprawdzac jakies hasła czy nazwy w Google, a łatwiej mi je skopiowac niż przepisywac.

    • 22/12/2017 at 21:36
      Paulina

      U mnie z folderami to również była ewolucja. Od posiadania ich sporej listy, poprzez foldery na jednym poziomie i sztuk kilka, do jedynie folderów głównych w chwili obecnej. Najważniejsze żeby dane ustawienie działało.

      Co do ustawień na blogu, taka na razie moja decyzja. I może jak w przypadku folderów, za jakiś czas się zmieni ;).

Uwielbiam ciastka i inne słodycze więc mój blog również wykorzystuje ciasteczkowe pliki (tzw. cookies). Korzystając ze strony notespomyslow.pl wyrażasz na to zgodę. Szczegóły

Używamy plików cookies, aby ułatwić Ci korzystanie z naszego serwisu oraz do celów statystycznych. Jeśli nie blokujesz tych plików, to zgadzasz się na ich użycie oraz zapisanie w pamięci urządzenia. Pamiętaj, że możesz samodzielnie zarządzać cookies, zmieniając ustawienia przeglądarki

Zamknij