15 49.0138 8.38624 1 1 4049 1 http://www.notespomyslow.pl 300
theme-sticky-logo-alt

Getting Things Done – Ucz się na błędach innych

„Ludzie mądrzy uczą się na swoich błędach, ludzie głupi w ogóle się nie uczą, ludzie sprytni uczą się na błędach innych.”
– Autor Nieznany

Mówi się, że najlepiej uczyć się na cudzych błędach , korzystać z wiedzy i doświadczenia innych.

Dzisiaj na takiej właśnie nauce się skupimy. Opowiem Ci o kilku błędach związanych z wprowadzaniem i korzystaniem z Getting Things Done.

Będąc świadomym tego, co może pójść nie tak, sam łatwiej unikniesz błędów i tym samym zwiększysz swoje szanse na powodzenie. Zaczynajmy.

 

Błąd 1: Zły dobór narzędzi

Narzędzia, z których będziesz korzystać to absolutna podstawa. Wybieraj je rozważnie, ale równolegle do tego, nie bój się ich zmieniać. Z biegiem czasu, kiedy twoje doświadczenie z GTD będzie coraz większe, możesz potrzebować takiej zmiany.

Dlaczego źle dobrane narzędzia mogą być poważnym błędem?

  •  Perspektywa pierwsza: analog czy cyfra

Jeśli twoja praca wiąże się z dużą ilością papierowej dokumentacji, przenoszenie wszystkiego do świata elektronicznego może nie być dobrym pomysłem. Podobnie papierowe archiwa, których nie będziesz mieć cały czas pod ręką, nie są dobrym wyborem dla osób sporo podróżujących służbowo lub po prostu pracujących w terenie.

Niby oczywiste, ale myślę, że warto przypomnieć. Wybierając pomiędzy światem analogowy i cyfrowym zdecyduj się na najbardziej praktyczne rozwiązanie. Lub stwórz swoją własną hybrydę tych dwóch światów. Nikt przecież nie powiedział, że nie można jednocześnie korzystać ze zwykłego papierowego kalendarza i aplikacji mobilnej.

 

  • Perspektywa druga: zbyt duży próg wejścia do danego narzędzia

Inaczej mówiąc, po prostu niechęć do korzystania z niego.Zauważyłeś u siebie myśli w stylu „zapiszę to sobie później”? To wyraźny znak, że twoje narzędzia nie są dostępne od ręki lub że nie masz ochoty ich uruchamiać. Obydwa te powody powinny zapalić w twojej głowie czerwone światełko ostrzegawcze. Obydwa bowiem prowadzą do jednego punktu – zaśmiecania twojej głowy.Nie zapisywanie pomysłów i rzeczy do zrobienia natychmiast po tym, jak pojawią się w twojej głowie, powoduje narastającą frustrację i stres. Stres związany z gromadzeniem się rożnych rzeczy w głowie i desperacką (choć czasami odbywająca się na poziomie podświadomości) próbą zapamiętania ich wszystkich. Stąd już niewielki krok do szybkiej rezygnacji z systemu GTD.Nie idź tą drogą. Korzystaj z najbardziej intuicyjnego narzędzia jakie znasz.

 


 

Błąd 2: Zbyt duża ilość wymyślonych kontekstów

Konteksty mają pomóc Ci sprawniej pracować dzięki temu, że grupujesz podobne zadania. Więcej szczegółów na ich temat znajdziesz tutaj.

Uważaj jednak na to, iloma kontekstami zamierzasz się posługiwać. Zbyt duża ich liczba wręcz utrudnia pracę, choć na pierwszy rzut oka nie jest to oczywiste. Jeśli jednej rzeczy zaczynasz przypisywać cztery różne konteksty, to zastanów się czy za bardzo nie komplikujesz sobie życia.

Sama kiedyś wpadłam w taką pułapkę. W pewnym momencie korzystania z GTD moja lista kontekstów wydłużyła się na tyle, że z większości z nich po prostu nie korzystałam. Utworzyłam je bo kiedyś pasowały mi do jednego z zadań na liście i, jak się potem okazało, były to pojedyncze sytuacje lub próba zbyt szczegółowego klasyfikowania tasków. Odkryłeś u siebie takie „martwe” konteksty? Super. Pozbądź się ich. Bez litości. Zajmują tylko niepotrzebnie miejsce.

To ile tych kontekstów powinno być? Jaka ich liczba to dobra liczba? Ogólnie przyjmuje się, że maksymalnie 10 kontekstów powinno w zupełności wystarczyć. Najlepsze są konteksty jak najbardziej uniwersalne. Organizując swoje prywatne sprawy, ja osobiście posługuje się taką ich listą:

  • Miasto
  • Dom
  • Rodzina
  • Znajomi
  • Telefon
  • Napisać
  • Przeczytać / obejrzeć

 


 

Błąd 3: Kopiowanie systemu GTD od innej osoby

Coś, co u innych się sprawdza, niekoniecznie zadziała u ciebie. Pamiętaj, że system GTD z premedytacją nie narzuca konkretnych narzędzi, i nie robi tego po to, abyś mógł go dopasować do siebie i tak, aby zadziałał w sytuacji i warunkach, w jakich ty się znajdujesz.

Wykorzystaj tą szansę i stwórz coś, co faktycznie będzie działać dla ciebie, zamiast niepotrzebnie kopiować system innych osób. GTD daje ci tylko ramy, w których należy się poruszać. Jak to będzie wyglądało „w środku” – to już twoja radosna twórczość własna.

Z biegiem czasu możesz stwierdzić, że potrzebujesz większej ilości folderów, albo że czegoś z systemu GTD w ogóle nie wykorzystujesz. I to jest jak najbardziej w porządku. Korzystaj z tego, i tylko z tego, co pomaga ci efektywnie pracować. Nie utrudniaj sobie niepotrzebnie życia.

 


 

Błąd 4: Nie sprzątanie listy folderów projektowych

O plusach, a właściwie o minusach, posiadania długiej listy folderów dedykowanych osobnym projektom mówiłam już wyjaśniając jak wprowadzić GTD w życie. Niektóre osoby lubią jednak mieć rozdzielone materiały projektowe. Nie ma sprawy – jeśli foldery ułatwiają wam pracę, korzystajcie śmiało.

Posiadanie listy osobnych folderów na poszczególne projekty zobowiązuje jednak, moim skromnym zdaniem, do dyscypliny i konsekwencji. Przeczytaj poprzednie zdanie jeszcze raz bo to ważne ;).

Foldery bardzo szybko się tworzy, ale już mało kto pamięta, aby po zakończeniu projektu przenosić je do archiwum / materiału referencyjnego. Nie popełniaj błędu niekończącego się gromadzenia folderów. Utrzymując w nich porządek sprawisz, że twój system GTD nie skomplikuje się zbytnio lub mówiąc kolokwialnie nie „zapcha”.

Zakładam z dużą dozą prawdopodobieństwa, że wprowadzając u siebie system GTD sprzątałeś w folderach i/lub redukowałeś ich liczbę. Nie wracaj więc do starych nawyków i pracuj jedynie na folderach przeznaczonych na aktualnie trwające projekty (+ tych folderach, których potrzebujesz do podstawowego ustawienia GTD). Słowo klucz: aktualny / trwający.

 


 

Błąd 5: Nadużywanie reguły 2 minut

Wykonywanie od razu zdań, które trwają krócej niż dwie minuty, to jedna z rekomendacji GTD. Moim zdaniem warto jednak rozważyć, czy taka reguła będzie u Ciebie przydatna. Zastanów się nad tym, szczególnie gdy często pojawia się u Ciebie całe mnóstwo takich właśnie małych zadań. Może warto wyznaczyć sobie konkretną godzinę w ciągu dnia na zajęcie się wszystkimi małymi i rutynowymi zadaniami w jednym bloku czasowym?

Ze swojego doświadczenia wiem, że szacowanie długości trwania konkretnej czynności niezbyt często kończy się precyzyjnym określeniem czasu. Zazwyczaj okazywało się, że jednak czasu potrzebowałam trochę więcej, niż mi się na początku wydawało.

Regułę 2 minut stosuję więc bardzo, ale to bardzo sporadycznie – tylko do szybkiego odpowiadania na maile, które nie wymagają ode mnie szukania lub gromadzenia dodatkowych informacji. Jeśli od razu znam odpowiedź i mogę ją napisać szybko, nie ma sensu wrzucać tego maila na listę to-do. Szybka odpowiedź to dosłownie jedno, dwa zdania. Dłuższe e-maile już się tu nie łapią. A że tych dłuższych jest 99,9% i grzecznie lądują sobie na odpowiedniej liście, uznaję, że reguła 2 minut praktycznie nie ma u mnie zastosowania.

Jeśli chodzi o krótkie i szybkie zadania, nie wpadaj w pułapkę swojego ego, które podpowiada ci, że jesteś supermenem i wszystko wykonujesz w tempie ponaddźwiękowym. Jeśli większość zadań spróbujesz potraktować jako tzw. dwuminutówki może się to skończyć poczuciem przytłoczenia i zawalenia obowiązkami. Dlaczego? Bo nie masz wtedy nawet szansy, aby zastanowić się nad priorytetami i kolejnością, w jakiej twoje zadania powinny być wykonane. Idziesz po prostu po kolei od zadania do zadania. Jeśli jednak jesteś supermenem lub wonderwoman, daj znać, chętnie się czegoś od Ciebie nauczę.

 


 

Błąd 6: Rezygnacja z przeglądów tygodniowych (weekly review)

System zarządzania zadaniami, podobnie jak samochód, potrzebuje od czasu do czasu przeglądów i serwisowania, w przeciwnym wypadku przestanie po prostu działać.

David Allen tłumaczy, że system przeglądać należy tak często, jak jest to konieczne. Jak widzisz, podobnie jak w przypadku wyboru narzędzi, masz w tej kwestii dosyć dużą dowolność. Zaleca się jednak, aby robić porządki w swoim systemie przynajmniej raz w tygodniu, rezerwując sobie w któryś dzień specjalny blok czasowy na tak zwany przegląd tygodniowy (weekly review).

Mówimy o tym dopiero teraz, ale nie przeprowadzanie takich przeglądów jest jednym z największych błędów, jakie możesz popełnić wprowadzając GTD. Jest to również błąd, który moim skromnym zdaniem, jest najczęstszą przyczyną całkowitej rezygnacji z GTD.

Typowy scenariusz wygląda zazwyczaj tak:

Ludzie inwestują sporo czasu, aby nauczyć się metodologii. Na fali pierwszego entuzjazmu i rozbudzonej motywacji porządkują swoje foldery, ustawiają odpowiednie listy, kalendarz i zaczynają działać. Początek jest bardzo obiecujący, ale co dalej?

Dalej, po pierwsze, w całej tej euforii zapominają szybko o porządkach, na które, jak twierdzą, najczęściej nie ma czasu. Wymówka! Po drugie, z powodu braku konsekwencji w działaniu wracają do swoich starych przyzwyczajeń (w których, nota bene, przeglądy tygodniowe raczej się nie pojawiają).

Brak czasu nie powinien stać się dla ciebie wymówką. Dobra organizacja pozwoli ci go raczej zaoszczędzić. Zainwestuj czas w utrzymywanie sprawnego systemu. Trzymam kciuki. Mocno.

Jak powinien wyglądać przegląd tygodniowy i jak się do niego zabrać? O tym opowiem następnym razem.

 


p.s. like, komentarz lub udostępnienie tekstu będzie dla mnie najlepszym podziękowaniem oraz motywacją do dalszego działania 🙂

POPRZEDNI WPIS
Getting Things Done (GTD) – Największe Obawy
NASTĘPNY WPIS
Getting Things Done (GTD) – utrzymać system

Uwielbiam ciastka i inne słodycze więc mój blog również wykorzystuje ciasteczkowe pliki (tzw. cookies). Korzystając ze strony notespomyslow.pl wyrażasz na to zgodę. Szczegóły

Używamy plików cookies, aby ułatwić Ci korzystanie z naszego serwisu oraz do celów statystycznych. Jeśli nie blokujesz tych plików, to zgadzasz się na ich użycie oraz zapisanie w pamięci urządzenia. Pamiętaj, że możesz samodzielnie zarządzać cookies, zmieniając ustawienia przeglądarki

Zamknij