15 49.0138 8.38624 1 1 4049 1 http://www.notespomyslow.pl 300
theme-sticky-logo-alt

GTD, czyli piąta generacja zarządzania czasem

Jeśli kiedykolwiek słyszeliście o Getting Things Done lub po prostu o GTD, to pewnie nazwa ta pojawiła się w jednym z dwóch kontekstów.

Albo ktoś opowiadał, że przeczytał książkę o takim właśnie tytule, albo miał na myśli system zarządzania zadaniami, nota bene opisany w tej książce właśnie.

System GTD bardzo często określa się jako piątą generację zarządzania czasem. I powiem szczerze, że kiedy usłyszałam to określenie po raz pierwszy, obudził się mój wewnętrzny dociekliwy duch. Skoro to piąta generacja, to:

  • Jakie są cztery wcześniejsze?
  • Co jest w GTD takiego wyjątkowego i co nowego wnosi do poprzednich sposobów zarządzania czasem?
  • W czym GTD jest lepsze od moich własnych sposobów radzenia sobie z zadaniami? Przecież daję sobie świetnie radę.
  • No i w końcu, czy na pewno nie jest to kolejna przereklamowana recepta na zło wszelakie?

No i takim sposobem, od takiego oto zbioru pytań, rozpoczęła się moja przygoda z GTD. Było to już dobre kilka lat temu. Ale po kolei.

 

4 generacje zarządzania czasem

Lista

Z pierwszej generacji zarządzania czasem na pewno każdy kiedyś korzystał. To ten moment kiedy stwierdzasz, że masz na tyle dużo rzeczy do ogarnięcia, że musisz je sobie zapisać. Tworząc prostą listę to-do stajesz się więc dumnym posiadaczem podstawowego narzędzia zarządzania czasem, narzędzia generacji pierwszej.

 

Kalendarz

No dobra, ale twoje zadania nie są bytami zupełnie oderwanymi od rzeczywistości, prawda?  Założę się, że często wiążą się z konkretnymi terminami, albo przybierają postać spotkań z innymi osobami. I jak tu o nich pamiętać w odpowiednim czasie?

Ano wystarczy takie zadania umieścić w kalendarzu, który w całej swojej prostocie zyskał miano drugiej generacji zarządzania czasem. Waściowie to połączenie listy zdań z kalendarzem jest taką drugą generacją. Korzystasz? Myślę, że tak.

 

Priorytety

Niektórzy z nas zatrzymują się na poprzednim etapie i jakoś sobie radzą.

Podstawowy problem z listami zadań jest jednak taki, że mają one tendencję do rozrastania się przez organiczne, niczym niezakłócone pączkowanie.

Nawet jeśli część naszych zdań powędruje grzecznie do kalendarza i rozgości się pod konkretną datą i godziną, to zanim się człowiek obejrzy, na liście zadań ma już tyle wpisów, że sam nie wie co z tym zrobić. I tutaj z pomocą przychodzi rozwiązanie trzeciej generacji czyli szeregowanie zadań pod kątem ich ważności. Ponieważ czas z gumy nie jest i nie da się zrobić wszystkiego, trzeba zdecydować od czego zacząć – co jest priorytetem?

I dzięki priorytetom otrzymujemy całkiem fajnie działający system. Mam kalendarz, mam swoją listę to-do, którą mogę ułożyć w odpowiedniej dla mnie kolejności – rewelacja. Nic tylko usiąść i realizować zadania jedno po drugim. Pełna kontrola nad procesem. Wszystko na swoim miejscu. No to po co kolejne generacje?

 

Pilność

A no po to, aby poradzić sobie z kolejnym problemem, który czyha na was w cieniu jak don Pedro z krainy deszczowców. Znacie go pod różnymi ksywkami – „asap”,  „na już”, „na (przed)wczoraj”… Brzmi znajomo, prawda?

Okazuje się, że określanie priorytetów ma więcej niż jeden wymiar. To nie tylko kwestia tego, czy coś jest ważne czy nie. Pytanie jak bardzo jest pilne. I tu na scenę wkracza Eisenhower – generał z czasów II wojny światowej. Powiedział on coś niesłychanie interesującego:

To co ważne, rzadko bywa pilne. A to co pilne, rzadko bywa ważne

 

To dzięki niemu posługujemy się dzisiaj tzw matrycą Eisenhowera,  dzięki której szybko możemy stwierdzi z jakim typem zadania mamy do czynienia (zadanie z której ćwiartki stoi przed tobą i w konsekwencji czy się nim zajmować czy nie, a jeśli tak, to kiedy.

Czwarta generacja zarządzania czasem, jak pisze Steven Covey w swojej książce „7 nawyków skutecznego działania”, to już nie zarządzanie czasem, ale zarządzanie sobą w czasie.
I to właśnie matryca Eisenhowera w połączeniu z wcześniejszymi generacjami daje taką możliwość – wkraczamy w strefę kierowania swoim życiem i świadomego decydowania o jego jakości.
Nie będziemy się tym razem zatrzymywać na tym aspekcie, bo to temat na osobny wpis, ale ku refleksji – w której ćwiartce matrycy spędzasz najwięcej czasu?

 

Piąta generacja

No i dotarliśmy w końcu do generacji piątej, czyli do GTD. Jak się okazuje, GTD spina wszystkie poprzednie generacje w jedną, dobrze działającą całość – organizuje je w prosty system zbierania, segregacji i selekcji zadań do zrobienia. Daje również określone reguły postępowania i proste praktyki. GTD ma kilka podstawowych założeń. Oto one:

 

Jedno, łatwo dostępne miejsce na wszystkie sprawy

GTD przede wszystkim sugeruje posiadanie jednego inbox’u, czyli jednego miejsca, gdzie gromadzimy wszystkie przychodzące do nas rzeczy.
I tu uwaga.
  • Po pierwsze nie wszystko co zapiszesz trzeba będzie zrobić.
  • I po drugie, przychodzące rzeczy to nie są jedynie maile, które wpadają do twojej skrzynki (to na wypadek, gdyby inbox mocno popchnął was w stronę skojarzeń z e-mailami).

 

Zapisuj, zapisuj i jeszcze raz zapisuj

Drugim zaleceniem GTD jest przelewanie wszystkiego na papier lub jakąkolwiek formę notatki elektronicznej.
Rzeczy do zrobienia powinny być zapisywanie. Po co? Aby nie musiały pozostawać w naszej głowie.
Tak, tak, dobrze czytasz i nie oburzaj się teraz, że pamięć masz doskonałą i nie będziesz tracić czasu na zapiski. Niezależnie od tego, jak dobrą masz pamięć, twoja głowa jest chyba najgorszym miejscem gdzie możesz trzymać listę zadań – w twojej głowie musi znaleźć się miejsce na wiele więcej rzeczy. Poza tym, nikt nie jest w stanie myśleć tylko i wyłącznie zadaniowo, a przy ogromie docierających do ciebie bodźców i ilości rzeczy domagających się twojej uwagi, przeoczenie czegoś gwarantowane.

 

Pomyśl o tym, co zapisałeś i zastanów się, co to jest?

Jeśli podążając za poprzednimi wskazowkami przygotowałeś swoja listę, czas przyjrzeć się jej dokładniej – pomyśl o tym, co zapisałeś i dobrze zastanów się, co to tak naprawdę jest.
Nawet jeśli to pytanie wydaje się cię głupie, albo za proste, to kryje się za nim ogromna moc – moc doprecyzowania tego, co miałeś na myśli, moc podjęcia decyzji, co do najbliższego, konkretnego kroku, jaki musi się zadziać, aby twój projekt ruszył z miejsca.
Działaj na zadaniach opisujących kolejny krok, a nie ogólnikach. Jeśli na swojej liście zapisałeś „urodziny przyjaciela”, to co to tak naprawdę oznacza? Co konkretnie masz zrobić? Zadzwonić z życzeniami? Kupić prezent? Zorganizować przyjęcie niespodziankę…?

 

Porządkuj i segreguj, czyli rządź i dziel na swojej liście zadań

I w końcu docieramy do serca Getting Things Done. Wyrób sobie nawyk porządkowania i segregowania przychodzących rzeczy, tak aby zajmować się tylko tymi, które faktycznie wymagają twojej uwagi i zaangażowania.

W segregowaniu listy zadań pomaga prosty schemat działania.

 

Dzięki schematowi prowadzącemu nas przez serię prostych pytań, dochodzimy ostatecznie do faktycznej listy rzeczy do zrobienia dedykowanej dla nas samych.

Listę taką możemy sobie układać według naszego uznania i nadawać zadaniom priorytety według wybranej przez nas samych metody (najlepiej takiej, która po prostu nam najbardziej pasuje).

W GTD, oprócz wyznaczania priorytetów, mowi się również o pracy w tzw. kontekstach. O nich więcej w kolejnym wpisie.

Co istotne, GTD nie narzuca konkretnych narzędzi. Poniższy schemat sprawdza się równie dobrze w świecie analogowym (notes i długopis) jak i w świecie cyfrowym (wszelkiego rodzaju aplikacje i programy pocztowe).

 

Jak zacząć korzystać z GTD i jak w praktyce działa przedstawiony schemat?

To już temat na kolejny wpis. Zapraszam.

POPRZEDNI WPIS
Dr Jekyll i Mr Hyde prokrastynacji
NASTĘPNY WPIS
Getting Things Done – jak zacząć?

Uwielbiam ciastka i inne słodycze więc mój blog również wykorzystuje ciasteczkowe pliki (tzw. cookies). Korzystając ze strony notespomyslow.pl wyrażasz na to zgodę. Szczegóły

Używamy plików cookies, aby ułatwić Ci korzystanie z naszego serwisu oraz do celów statystycznych. Jeśli nie blokujesz tych plików, to zgadzasz się na ich użycie oraz zapisanie w pamięci urządzenia. Pamiętaj, że możesz samodzielnie zarządzać cookies, zmieniając ustawienia przeglądarki

Zamknij