15 49.0138 8.38624 1 1 4049 1 http://www.notespomyslow.pl 300
theme-sticky-logo-alt

Getting Things Done (GTD) – utrzymać system

Most people feel best about their work the week before their vacation, but it’s not because of the vacation itself.

What do you do the last week before you leave on a big trip? You clean up, close up, clarify, and renegotiate all your agreements with yourself and others. I just suggest that you do this weekly instead of yearly.

– David Allen

Zaczynamy dzisiaj od cytatu i tak jak obiecałam w poprzednim wpisie (o błędach popełnianych przy korzystaniu z GTD), opowiem wam o przeglądach tygodniowych – niezbędnym elemencie systemu GTD; elemencie, który pozwoli wam cieszyć się ze sprawnego zarządzania zadaniami przez długie lata.

Cytat, który pojawił się na początku dzisiejszego wpisu, bardzo dobrze odpowiada na pytanie „po co mi przeglądy tygodniowe?„. Przed dłuższym urlopem zazwyczaj porządkujesz wszystkie swoje sprawy i projekty. Jeszcze przed samym wyjazdem wyjaśniasz ostatnie kwestie ze swoimi współpracownikami, aby domknąć wszystko, co się tylko da i cieszyć się z wakacji. Nie zastanowiło Cię nigdy to, że jakimś dziwnym trafem, wtedy jesteś super produktywny?

Udaje ci się zrealizować większość zaplanowanych zadań, a jeśli któregoś nie da się skończyć, to przynajmniej renegocjujesz związane z nim terminy (zazwyczaj oznacza to po prostu przesuwanie terminów na „po moim powrocie”). David Allen rekomenduje, aby wykorzystać ten swoisty pęd do porządków, ale zamiast robić to tylko raz lub dwa w roku, zająć się takimi porządkami raz w tygodniu.

Jeśli masz ochotę powiedzieć mi teraz, że przed urlopem to działasz raczej w trybie „żeby mi się tak chciało, jak mi się nie chce” i wcale nie robisz żadnych porządków na ostatnią chwilę, to po prostu jesteś wyjątkiem potwierdzającym regułę 😉 . Większość osób, które znam, stara się jednak jak najwięcej rzeczy skończyć lub przekazać odpowiednim osobom na czas swojej nieobecności.

Wracając do głównego wątku, dla początkujących adeptów GTD, przegląd tygodniowy (z ang. weekly review) może wydawać się stratą czasu. Często słyszę też, że to przecież przerost formy nad treścią, no bo skoro działam już zgodnie z GTD, to znaczy, że wszystko idzie świetnie. Na bieżąco zajmuję się przecież zadaniami i odpowiednio je segreguję. Owszem, ale nawet najlepiej działający system potrzebuje odpowiedniej konserwacji, aby się nie popsuć.

  • Na liście rzeczy do zrobienia nie chcesz mieć przecież zadań, które już ukończyłeś;
  • Na liście spraw oczekujących dobrze było by raz na jakiś czas wyczyścić te, co do których dostałeś już odpowiedzi;
  • I może od czasu do czasu warto zerknąć na listą „kiedyś” i zacząć w końcu kolejny ciekawy projek, który tam na ciebie czeka.
  • Na bieżąco zmienia się również twój kalendarz, a w głowie pojawiają się nowe pomysły i rozwiązania. O te rzeczy również należy zadbać.

 


 

Zgadzając się w 100% z rozwiązaniem proponowanym przez Davida Allena, czyli z przeprowadzaniem regularnych, cotygodniowych przeglądów, na własnej skórze przekonałam się, że potrafią one zdziałać przysłowiowe „cuda” i wcale nie muszą wybitnie długo trwać.

Na początku, szczególnie jeśli nie robiłeś jeszcze nigdy takich przeglądów, warto zarezerwować sobie na nie całą godzinę, tak aby czuć się komfortowo i działać bez niepotrzebnej presji czasu. Zapewiem cię jednak, że wraz z nabywanym doświadczeniem w tej kwestii, weekly rewiew może zająć niecałe 15 minut.

Testowane na ludziach, sprawdzone i potwierdzone naukowymi badaniami – naprawdę da się zmieścić w kwadransie.

I jeszcze jedno moje spostrzeżenie i dobra rada. Nie zostawiaj weekly review na koniec dnia, Jest to opcja bardzo kusząca i chyba najczęściej pojawiająca się w naszych głowach – piątek i koniec dnia pracy wydają się idealnym momentem na porządki i podsumowania. Jest jednak bardzo duże, ogromne wręcz „ale”. Wtedy właśnie masz największe prawdopodobieństwo, że coś innego (ważniejszego lub zazwyczaj o wiele pilinejszego) stanie na twojej drodze i przedląd tygodniowy się nie odbędzie. Ja sama próbowałam weekly review umieścić własnie w tym miejscu. 99% z tych zaplanowanych przeglądów się nie odbyło.

Polecam zarezerwować sobie czas z samego rana. Może być poniedziałek, może być piątek. W sumie jakikolwiek dzień tygodnia będzie OK. Ja osobiście wolę piątki, aby nowy tydzień zaczynać już z uporządkowanym planem i wyznaczonymi priorytetami.

Agenda takiego  co tygodniowego spotkania z samym sobą, zgodnie z metodologią GTD, zorganiozowana jest wokół trzech kluczowych punktów programu:

  1. Get Clear
    • Pozbieraj w jednym miejscu wszystkie papierowe dokumenty, jeśli takie nagromadziły się w ciągu tygodnia, i zdecyduj co trzeba zrobić z każdym z nich (wizytówki, notatki, faktury, faxy, raporty, listy itp.).
    • Wyczyść do zera swój inbox cyfrowy (notatki ze spotkań robione na laptopie, e-maile, wiadomości głosowe na twojej skrzynce, notatki robione na telefonie itp.).
    • Przelej wszystko, co siedzi w twojej głowie na wersję pisaną (analogowo lub cyfrowo), czyli wykonaj tzw. mind sweep – ćwiczenie, od którego zaczynaliśmy wdrażanie GTD.

 

  1. Get Current
    • Zerknij na swoją listę rzeczy do zrobienia – wykreśl wszystkie zadania, które udało ci się już zrealizować, ale nie miałeś czasu tego odznaczyć. Upewnij się, że to co masz zapisane na liscie to faktycznie kolejny i konkretny krok do wykonania, a nie ogólna notka typu „spotkanie z Anną”. Co to dokładnie oznacza? Masz to spotkanie zorganizować, odwołać, przygotować na nie raport? Konkretnie!
    • Jeśli posiadasz osobne foldery projektowe, postępuj z nimi podobnie jak z listą to-do.
    • Następna w kolejce jest twoja lista rzeczy oczekujących lub oddelegowanych- wykreśl wszystko, co już otrzymałeś, a do rzeczy na które nadal czekasz zaplanuj odpowiedni czas na przypomnienia.
    • I na końcu przeglądamy kalendarz. Zerknij na miniony tydzień – czy ze spotkań w jakich uczestniczyłeś nie wynikają dla ciebie jakieś zadania? Przejrzyj również nadchodzący tydzień – czy wszystkie spotkania są zaplanowane / zaproszenia na nie wysłane do odpowiednich osób? Czy trzeba coś na te spotkania wcześniej przygotować? Jeśli tak, to kiedy chcesz to robić? Zarezerwuj czas już teraz. Tylko nie w głowie! Wpisujemy odpowiednie zadania na listę „do zrobienia” lub wręcz rezerwujemy sobie czas w kalendarzu.

 

  1. Get Creative
    • Popatrz na swoją listę „może / kiedyś”. Czy któryś z twoich pomysłów może stać się już aktywnym projektem? Sprawdź, czy na tej liście nie trzymasz przypadkiem od dłuższego czasu jakichś spraw, którymi na pewno się nie zajmiesz bo np. zmieniły się priorytety itp. Wykreśl je.
    • Jeśli nie wypisałeś tego przy ćwiczeniu mind sweep – może masz jakieś nowe kreatywne pomysły, które warto włączyć w twoje plany na nadchodzący tydzień i z kimś je omówić? A może na razie powinny poczekać na liście „kiedyś” – nawet jeśli tak jest, zapisz je proszę. Nie trzymaj ich w głowie, nie chcesz ich chyba stracić?

I jak poszło? Nie było tak starsznie, jak się zapowiadało, prawda?

Przegląd tygodniowy, ze względu na swoją regularność, nie pozwoli ci już nigdy zakopać się w stercie papierów do przejrzenia czy e-maili do przeczytania. Pozwoli ci również zachować poczucie kontroli nad tym, co dzieje się dookoła ciebie, a tym samym sprawi, że będziesz spokojniejszy.

GTD wymaga konsekwencji i systematyczności w działaniu, ale z pełnym przekonaniem mogę powiedzieć ci, że warto.

Obojętnie jakim systemem zarządzania zadaniami nie będziesz się posługiwał, bez systematyczności i dbania o ten system wiele nie osiągniesz.

Sprzątaj w swoim systemie GTD regularnie a raz ustawiony będzie ci służył latami.

I podkreślę to raz jeszcze, choć wydaje mi się, że taka sugestia przewijała się przez wszystkie moje teksty o Getting Things Done – testuj, testuj i jeszcze raz testuj. Sprawdzaj, co najlepiej sprawdza się konkretnie u ciebie. Kto powiedział, że masz się sztywno trzymać wytycznych. Trzymaj się głównych założeń systemu, a wewnątrz organizuj go tak, aby po prostu DZIAŁAŁ w twoim środowisku i dla Ciebie.

Po ponad 5 latach aktywnego wykorzystywania GTD, mogę zasugerować abyś nie rezygnował z:

  • Regularnego mind sweepa – opróżniaj swoją głowę z zadań i pomysłów, zapisuj je;
  • Jednego inboxu, czyli miejsca gdzie gromadzisz zadania (jednego!);
  • Podstawowego ustawienia GTD (Inbox – Kosz –  Archiwum – „Może / kiedyś” – Oczekujące – Do zrobienia – Kalendarz);
  • Działania na inboxie zero, czyli regularnego segregowania przychodzących rzeczy (decyzja, co z nimi dalej).

Możesz poeksperymentować z:

  • Narzędziamy, którymy się posługujesz – jeśli coś się ewidentnie nie sprawdziło, zmień to;
  • Regułą 2 minut – zastanów się czy chcesz z niej korzystać, i w jakim stopniu. A może u ciebie lepiej sprawdzi się reguła 5 minut?
  • Z folderami projektowymi – ile takich folderów potrzebujesz? Może po jakimś czasie działania na folderach stwierdzisz, że lepiej sprawdzają się kategorie lub tagi;
  • Z kontekstami, które pomagają ci grupować podobne do siebie działania (ta część systemu GTD chyba zmieniała się u mnie najczęsciej :))

I na tym kończymy „mały” cykl o GTD. Mam nadzieję, że wskazówki w nim zawarte pozwolą wam lepiej działać w codziennej praktyce zarządzania zadaniami i sobą w czasie. Jeśli masz jeszcze jakieś pytania lub szukasz rozwiązań, daj znać w komentarzach pod postem. Bardzo chętnie podpowiem to i owo.

A może znasz kogoś, komu taka pigułka wiedzy o zarządzaniu zadaniami by się przydała? Udostępniaj śmiało.

POPRZEDNI WPIS
Getting Things Done – Ucz się na błędach innych
NASTĘPNY WPIS
Pracuj mniej, aby zrobić więcej

Uwielbiam ciastka i inne słodycze więc mój blog również wykorzystuje ciasteczkowe pliki (tzw. cookies). Korzystając ze strony notespomyslow.pl wyrażasz na to zgodę. Szczegóły

Używamy plików cookies, aby ułatwić Ci korzystanie z naszego serwisu oraz do celów statystycznych. Jeśli nie blokujesz tych plików, to zgadzasz się na ich użycie oraz zapisanie w pamięci urządzenia. Pamiętaj, że możesz samodzielnie zarządzać cookies, zmieniając ustawienia przeglądarki

Zamknij