Pomocy! Mam 1000 maili!

Jeśli kiedykolwiek zdarzyło Ci się, jak ostatnio mnie, wrócić do biura po dłuższej przerwie, a po otwarciu skrzynki mailowej miałeś ochotę krzyknąć „Pomocy! Mam 1000 maili! Od czego zacząć?” to ten wpis jest właśnie dla Ciebie.

Dzisiaj opowiem Ci o kilku sposobach radzenia sobie z dużą ilością wiadomości, sposobach przeze mnie wypróbowanych i sprawdzających się w praktyce.

Jest to moje subiektywne spojrzenie na radzenie sobie z taką sytuacją wsparte o tzw. best practices, o których pewnie nie raz już słyszałeś i czerpiące z GTD, czyli konkretnego systemu zarządzania zadaniami. Dla mnie przedstawiony tu sposób działania sprawdził się nie raz, Ciebie natomiast zachęcam do spróbowania – przekonaj się na ile tobie pomoże. Gotowy?

Na dobry początek

Po pierwsze, pamiętaj że te wszystkie maile nie pojawiły się u Ciebie w jeden dzień i rozprawienie się z takimi zaległościami na pewno zajmie Ci dłuższą chwilę. Nie wyznaczaj więc nierealnego celu rozprawienia się z taką ilością wiadomości np. w jedno popołudnie, bo tylko niepotrzebnie się zestresujesz, a tego zdecydowanie nie chcemy.

Zarezerwuj sobie czas tylko na pracę z mailami. Nie zajmuj się wtedy niczym innym i zadbaj o to, aby nikt Ci nie przeszkadzał – nikt! Tutaj wszystkie chwyty dozwolone – słuchawki z muzyką na uszach, zarezerwowany pokój konferencyjny, status „nie przeszkadzać” na komunikatorze, jeśli z niego korzystasz itp.
Jeśli już teraz czujesz, że będziesz potrzebował kilku takich spotkań z samym sobą, śmiało wrzuć je do swojego kalendarza – zarezerwuj ten czas, a gdy go będziesz już miał, skorzystaj z poniższych wskazówek.

Krok 1

Stwórz folder do którego przyniesiesz wszystkie wiadomości znajdujące się teraz w twojej skrzynce odbiorczej.

Tym samym oddzielisz swoje zaległości od bieżącej korespondencji. Do skrzynki odbiorczej mają wpływać tylko najnowsze wiadomości.

Krok 2

Posortuj wiadomości po typie i najpierw zajmij się zaproszeniami do kalendarza.

Akceptowanie i odrzucanie zaległych zaproszeń powinno zająć dosłownie chwilę, a prawdopodobnie zauważalnie zmniejszy to twój backlog. Pierwsze małe zwycięstwo. Brawo!

Krok 3

Posortuj wiadomości po nadawcy.

W ten oto prosty sposób szybko pozbędziesz się wiadomości niepotrzebnych i bezużytecznych (informacje o urodzinach / stare newslettery / automatyczne maile i powiadomienia z aplikacji / wiadomości systemowe). Zastanów się, jakie tego typu maile trafiają do Ciebie regularnie i zrób z nimi porządek, czyli najczęściej po prostu wyrzuć. Zdziwisz się, ile ich może się nazbierać 😉

Krok 4

Przestaw widok wiadomości na konwersacje.

Większość programów pocztowych ma taką opcję.
Często wymiana mailowa dotycząca jednego wątku jest rozciągnięta w czasie. Przeglądając maile chronologicznie nie masz od razu pełnego obrazu toczącej się dyskusji i tracisz czas na szukanie odpowiedzi na pytania zadane w mailach. Widok konwersacji pozwala Ci od razu zauważyć ile wiadomości wymieniono w danym wątku i sprawnie oszacować, w które z nich trzeba się dokładniej wczytać. Może wystarczy przeczytać tylko 2-3 wiadomości z 15?

Krok 5

Powstrzymaj nieodpartą chęć odpowiadania na wszystkie wiadomości od razu.

Zanim zabierzesz się za odpowiedzi, zrób przegląd wiadomości i zdecyduj, do której kategorii należą:

• Do zrobienia
• Oczekujące
• Do wyrzucenia
• Archiwum / materiał referencyjne

Jeśli wykorzystujesz w codziennej pracy system GTD, zapomnij na chwilę o regule 2 minut. Najpierw podejmij decyzję czy w ogóle cokolwiek musisz robić. Czy z wiadomości, którą dostałeś, wynikają dla Ciebie jakieś konkretne akcje. Jeśli nie, ale informacje mogą przydać ci się w przyszłości, przenieś maila do swojego archiwum. Jeśli nie pojawia się akcja dla Ciebie i nie potrzebujesz takiej wiadomości, po prostu ją wyrzuć.

Jeśli nigdy nie słyszałeś o GTD, przedstawię ci ten system zarządzania zadaniami w kolejnych wpisach, a teraz skorzystaj po prostu z sortowania maili na kategorie.

Jak widzisz na razie zajmujemy się tak naprawdę przeglądaniem, sortowaniem i wyrzucaniem e-maili tak, aby zostawić te, którymi faktycznie należy się zająć.
Na tym etapie, jeśli działasz zgodnie z opisanymi tu krokami, prawdopodobnie pozbyłeś się już znacznej części zaległych wiadomości.

Krok 6 i ostatni

Uff.. Nareszcie 😉

Zajmij się mailami które wrzuciłeś na listę „do zrobienia” i określ dokładnie zadania jakie z tych maili wynikają.

Pamiętaj, że e-mail sam w sobie nie jest rzeczą do zrobienia. Rzeczą taką jest konkretna akcja wynikająca z treści maila (zapytać o… zadzwonić do… uzupełnić… napisać…. przygotować prezentację… itp).

 I co dalej?

I tutaj zostawiam Cię z twoimi mailami sam na sam.

Ty najlepiej wiesz czego dotyczą i co dalej musi się zadziać, aby twoje projekty ruszyły do przodu.
Trzymam kciuki.

Tak więc następnym razem, kiedy będziesz wybierać się na urlop lub przytrafi ci się dłuższe L4, nie martw się narastającą wirtualną stertą korespondencji – wiesz już od czego zacząć, aby po powrocie ogarnąć ten mały chaos i szybciej wdrożyć się w obowiązki.